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退货授权(RMA,return merchandise authorization)说明客户获准退回哪些货物、多少数量,并且最好关联到这些货物所属的销售。销售和客户服务人员创建它;仓库据此收货;质量部门决定物料的去向;财务签发贷项。这些步骤各自都是与 RMA 关联的、可审计的独立事件。

RMA 如何运作

RMA 把四件容易混淆的事情区分开: 由于这些步骤彼此独立,您可以先收货,之后再确定商务结果。

创建 RMA

从原始发货添加行

当您知道货物来自哪次交付时,可从已过账的添加行。Alforse 会列出所选客户已发货且仍有可退数量的行。 以这种方式添加的行会保留与销售订单、发货和发票的关联。确认时,Alforse 会检查该来源行在所有有效 RMA 上的数量总和不超过最初发货的数量。

手动添加行

当原始单据不可用时,选择手动添加以处理无单退货。手动行不会按任何源单据上限检查,因此请在确认前核实物料和数量。

表头字段

行字段

确认 RMA

确认会锁定行的结构:物料、数量、单位、价格、补货费和来源关联都不能再更改。若要编辑它们,请重新打开 RMA。RMA 处于开启期间,退货原因和处置仍可编辑,因为它们是操作控制项。

接收退回的货物

  1. 在 RMA 上选择接收。Alforse 会创建只包含尚未到货数量的草稿收据。
  2. 对于需追踪的物料,记录实际到货的标识(参见追踪物料)。
  3. 过账收据。每行的已接收数量随之增加。
每个 RMA 只能存在一张草稿收据。再次选择接收会重新打开该收据,而不是创建第二张。

追踪物料

对于按或追踪的物料,请在收据上选择实际到货的序列号或批次。RMA 行不会提前预留期望的标识。Alforse 会建议已被发往同一客户的已过账发货消耗的标识;无单退货则使用常规的序列号或批次输入。 过账收据会将退回的追踪库存置于搁置状态,直到某项处置将其释放。

状态

什么会改变状态

只有收货会改变状态:
  • 过账收据会增加行的已接收数量;作废收据则将其冲回。
  • 停止接收会短量关闭一行,使其剩余数量不再被预期。
  • 恢复接收会使该剩余数量重新被预期。
没有手动完成的操作。签发贷项、设置处置、创建替换订单或将货物发回,都不会使 RMA 完成。

处置

处置决定退回的追踪库存在以搁置状态接收后会如何处理:

贷项与替换

签发贷项

签发贷项会为尚未被其他未作废凭证涵盖的已接收数量,创建一张草稿客户。金额为数量 × 单价,再减去补货费。 该凭证只是草稿。过账、应用到发票和现金退款,均在常规的凭证和结算流程中进行。

创建替换订单

创建替代品会创建一张单独的草稿销售订单。它按全部退货数量复制每一条已授权的 RMA 行,并按当前价格定价。如果替换品应免费或采用保修定价,请在确认前调整新订单。发出替换品不会影响 RMA 的完成。

故障排除

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