租賃協議

（rental agreement）將您中的單位出租給一位客戶。銷售人員建立協議，然後依協議交付與收回單位；Alforse 會把租賃切分為計費期間，依各單位的費率為每個期間計價，並在到期時產生發票草稿。會計人員使用同一筆記錄作業，因為它也決定了每個單位如何入帳。

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概覽

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協議存放的位置

開啟 銷售 → 租賃協議（Sales → Rental Agreements）查看完整清單。若要快速建立，請在車隊登記簿中選擇一個可用單位，並使用其「租金」（Rent）動作。

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單位入帳的兩種方式

啟用時，每個單位都會取得一種會計處理：租賃（Rental）或銷售（Sale）。ASC 842 將這兩者稱為營業租賃與。 此選擇背後的五項測試說明於會計處理。

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協議頁面

版面配置與銷售訂單相仿：

• 左側：單位。選擇一個單位即可查看其專屬頁面：狀態；「交付」（Deliver）、「退貨」（Return）、「銷售給客戶」（Sell to Customer）與移除動作；費率與會計處理；以及該單位的費用與計費期間。
• 標頭：協議 ID。顯示整份協議：每個單位及其費率與狀態；已開票與尚未開票的金額、月租金、訂金與下一筆應付金額；各單位的計畫會計處理；然後是每筆費用、計費期間與訂金。
• 右側：屬性。包含各項條款：客戶、日期、計費週期與時機、付款條件、幣別、訂金、稅額，以及會計處理的輸入。在協議離開草稿之前，這些都可以編輯。

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設定協議

建立協議需要依序完成五個步驟。您第一次按下「下一步」時會將它儲存為草稿，之後每個步驟在您作業時都會自動儲存。有銷售編輯權限的使用者開啟草稿時會回到此設定流程；其他人則會進入協議的頁面。

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費率

協議上的每個單位都剛好有一個（每日、每週或每月），以及該頻率下的單一「費率」。這個數字同時決定單位的計費金額，以及衡量其會計處理所依據的價值。費率附屬於該單位在這份特定協議上的設定，因此同一品項的兩個單位可以用不同價格出租，而且您可以在啟用之前從單位頁面編輯它。

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起始費率的來源

每當您選擇單位或切換其頻率時，Alforse 會依下列順序搜尋該頻率下、在協議「開始日期」有效的費率：

1. 客戶專屬費率。這些位於零件銷售分頁的「客戶租賃費率」（Customer Rental Rates）卡片中。該處的一列可套用於單一客戶，或某個「客戶類型」（Customer Type）的所有客戶，並可選擇以「生效起日」（Valid From）與「生效迄日」（Valid To）加以限制。
2. 客戶類型費率，存放在同一張卡片中。
3. 品項費率，存放在同一分頁的「租賃費率」（Rental Rates）卡片中。

只要兩者仍一致，費率下方的註記就會告訴您它由哪個來源提供。各頻率是獨立查詢的，因此只約定了月價的客戶，在每週單位上仍會取得品項的每週價格。 兩張卡片都會出現在序號追蹤的零件上，並以您的本位幣儲存費率。變更任一張卡片都不會影響已在協議上的單位。租賃費率與定價規則或價格覆寫無關；那些設定的是您所銷售商品的價格。

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為期間計價

每個期間依單位的費率，對其中完整的天數、週數或月數收費。 在 28 天週期下，期間長度為從開始日期起算的 28 天，且一個月等於 28 天，即每年大約有十三個出租期間。每月單位每個期間收取一次其費率。以每日 100、每週 500、每月 1,500 的費率為例，特定長度的期間計費如下： 在曆月週期下，期間依日曆月份劃分，因此第一個與最後一個期間通常不完整。各頻率的處理方式不同：

• 每月：費率 × 使用天數 ÷ 該月天數。10 月 15 日開始、每月 1,500 時，當月 31 天中使用 17 天，即 822.58；完整的一個月則為 1,500。
• 每日：期間內的天數。
• 每週：只計完整的週數；以每週 500 計算，31 天的期間為五週，即 2,500。

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會計處理

啟用時，Alforse 會對每個單位套用五項 ASC 842 測試。符合任何一項，該單位即為銷售（銷售型租賃）；一項都不符合，則為租賃（營業租賃）。 兩個百分比都在公司的租賃政策中設定。「租賃付款」指以協議的「折現率（%）」（Discount Rate (%)）折現後的租金（預付或後付，與計費時機一致），加上單位的「保證殘值」（Guaranteed Residual Value），以及在行使合理確定時的。

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在哪裡輸入

• 在協議上：「會計處理」區段包含協議層級的條款，並逐項測試列出租賃與銷售兩種結果。
• 在每個單位上：單位表單的「會計處理輸入」區段接受公允價值、經濟年限與殘值。它會顯示最終的處理方式、每項測試與現值，在啟用儲存結果之前標示為「預覽」（Preview）。

直接融資租賃沒有第三種選項。該處理方式取決於第三方是否保證殘值，而租賃協議沒有欄位可填寫這類保證人。

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覆寫結果

在草稿協議的單位上，「覆寫」（Override）可讓您強制指定租賃或銷售。您必須提供「原因」（Reason），並具備會計更新權限；啟用時會使用您的選擇，而非測試結果。原因會儲存在單位上，若已開啟稽核日誌，變更也會連同前後值記錄於其中。協議啟用後，會計處理即被鎖定。

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生命週期

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啟用

「啟用」會檢查每個單位，並將所有問題合併在一則訊息中回報。單位要通過檢查，必須：

• 為可用狀態，或已由此協議保留；
• 處於使用中；
• 是狀態為啟用中或已完全折舊的資產；
• 具有大於零的費率。

啟用接著會凍結每個單位的費率，因此日後的價格變更不會影響進行中的協議。它會切分計費期間並確定各單位的處理方式。處理為租賃的單位暫時不會過帳到分類帳，而每個處理為銷售的單位則會記錄其起始日。此後，條款與單位皆為唯讀。

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結束協議

關閉會透過「關閉協議」（Close Agreement）要求您確認，取消則透過「取消協議」（Cancel Agreement）。若啟用中的協議包含處理為銷售的單位，則完全無法取消：該單位在協議啟用的當下就已被除列。

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單位與車隊

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單位狀態

單位在協議上有自己的狀態流程，車隊登記簿則從資產的角度反映這些狀態： 草稿上或未交付明細上的任何單位，在登記簿中都顯示為已保留。一個單位最多只屬於一份有效協議。資產的「退回庫存」（Return to Inventory）動作在單位已保留或出租中時會被封鎖；請先在協議上將它收回。

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日常單位動作

1. 新增。協議為草稿時，使用單位清單下方的「新增單位」（Add Unit）；它只提供當下可用的車隊單位。選擇「費率頻率」（每日、每週或每月），「費率」會由既有費率帶入，供您修改。
2. 交付。協議啟用後，對待處理的單位使用「交付」。系統會記錄為今天交出，並轉為出租中。已停用的單位無法交付，且此動作需要銷售更新權限。
3. 退貨。使用「退貨」並填寫「退貨日期」（不得晚於今天）、「儀表讀數」與「退貨備註」。開啟「停止使用」並輸入「停用原因」，可將單位轉送保養，而非回到可用狀態。對於處理為銷售的單位，表單還需要填寫「退回至」（Return To）。

退回處理為租賃的單位，會將其最後一個計費期間縮短至退貨日期結束（詳見計費）。

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計費

依「計費週期」從開始日期起算：曆月（Calendar Month）或 28 天（28 Days）。「計費時機」指明期間何時到期：預付（Advance）指其第一天，後付（Arrears）指其最後一天。在協議的計費期間區段中，您可以看到每個期間的天數、頻率、金額與發票。

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期間如何切分

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提早退貨的折讓

假設某個期間已經開票（因為是預付計費，或因為後付發票在較晚記錄的退貨之前就已開出），而單位在期間結束前就歸還了。這時 Alforse 會建立一個調整期間，金額等於已開票金額減去單位實際使用天數的費用，且這些天數的計價方式與單位平常的計費方式相同。例如：

• 每週單位，28 天開票 2,000，使用 3 天後歸還 → 折讓 1,500，因為三天算作一週。
• 28 天協議上的每月單位，使用 20 天後歸還 → 無折讓，因為 20 天仍算作一個月。

調整金額永遠不會是正數，同一筆調整也不會重複產生。

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四捨五入

Alforse 所開立的每個金額，都會四捨五入到協議幣別的小數位數，包括不完整的月份、提早退貨折讓，以及小數位數多於幣別所用的費率。

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開立發票

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發票的時機

每天都有一項作業會為所有到今天（公司時區）為止到期的計費期間，以及所有日期到今天為止的費用開立發票。對啟用中的協議使用「發票」（Invoice），可立即觸發同樣的作業，例如剛新增費用之後。

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開票模式

協議的「開立發票」屬性控制接下來的處理；若為空白，則套用設定 → 開立發票下的公司預設值（「定期發票」，預設為過帳並寄送電子郵件）。

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什麼會留待審閱

在僅草稿以外的模式中，下列項目一律等待人員處理：

• 與租金分開開票的費用及購買選項；
• 重新開立已作廢發票的租金發票；
• 因違反銷售規則、缺少必要聯絡人，或過帳錯誤而被阻擋的任何發票。

提早退貨折讓絕不會開成發票；在所有模式中，它們都會成為由人員手動過帳的貸項通知單草稿。留待審閱與未寄出的發票在銷售發票清單中會有黃色的需要審閱徽章，清單也有需要審閱篩選條件。協議的業務人員（或建立者）每天都會收到摘要，說明已過帳、已寄出與留待審閱的項目。可在設定頁面透過「同時通知」（Also notify）新增其他收件人。

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明細與費用

每個計費期間會變成一行唯讀的租賃明細，例如「2026-10-01 – 2026-10-28 · 28 days · 1 × Month rate」，並以協議的「稅率百分比」課稅。 對於與單一單位相關的變動成本，例如里程、損壞或清潔，請使用「新增費用」（Add Charge）。Alforse 會在費用日期當天或之後開立的第一張發票上計費。如果您刪除發票草稿，其期間與費用會變成可供下一次作業使用。

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訂金

可退還的訂金會作為持有；它不是收入。在協議的訂金區段中，您可以看到「約定訂金」（Agreed deposit）以及針對它收到的每筆付款。

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記錄訂金

1. 在草稿或啟用中的協議上，選擇「記錄存款」（Record Deposit）。Alforse 會開啟一張已填入客戶、協議與約定金額的客戶收款單。
2. 「訂金對象」（Deposit for）指明這筆錢擔保的對象。在任何「客戶付款」（Payment from Customer）上，此欄位會提供該客戶的未結銷售訂單，以及其草稿或啟用中的協議。
3. 過帳該收款單。其上未沖銷的現金會進入客戶預收款（2110），而不是變成帳上貸項。日後將它沖銷發票時，會從客戶預收款轉入應收帳款。

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退還訂金

建立一筆「客戶退款」並填寫「退還押金：」（Refund deposit for）；餘額會從客戶預收款中退回。選擇器包含仍持有訂金的已關閉協議與訂單。

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過帳至分類帳的內容

過帳租賃發票時，會以一般方式記錄應收帳款與稅額。對於處理為租賃的單位，收入的過帳取決於明細的種類（處理為銷售的單位遵循不同的規則）： 租金絕不會直接貸記到租賃收入。其遞延部分會逐日排定於整個期間，而每月的收入認列作業（會計 → 結帳 → 收入認列）會隨著天數經過將它釋出到租賃收入。每一筆租賃協議的分錄都由該作業過帳。 該作業也會應計當月出租天數的租金，只要該期間尚無已過帳發票（後付計費時很常見），分錄為借記合約資產、貸記租賃收入。發票過帳時，合約資產即被沖清。

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銷售型租賃

任何處理為銷售的單位都是銷售型租賃。本節的實例使用一個具有下列條款的單位：

• 36 個月租賃，每月 1,000，後付計費；
• 折現率 6%；
• 公允價值 38,000；
• 購買選項 5,000，合理確定會行使。

在起始日折現後，租金的價值為 32,871.02，選項為 4,178.22，租賃付款共 37,049.24，為公允價值的 97.5%。因此有兩項測試使它成為銷售：購買選項與現值。

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起始日

啟用（而非交付）才是單位被售入租賃的時點。在下列情況下，啟用會拒絕處理為銷售的單位：

• 協議缺少結束日期，或單位缺少公允價值；
• 協議的開始日落在啟用月份之前的月份；
• 期間無法整除為完整的計費期間。對曆月而言，這表示必須從某月 1 日開始、在某月最後一天結束，且為每月單位。對 28 天而言，則表示必須是 28 天期間的整數倍。

這些檢查可讓您實際開立的租金，與用來評價租賃的租金流完全一致。較早的開始月份會被拒絕，因為起始日的分錄在啟用日過帳，而利息卻從開始日期起算，這會讓帳上尚未存在的淨投資產生利息。「啟用」確認視窗會在任何動作發生之前，逐一單位列出這類問題。 當租金加殘值以協議的利率折現後超過單位的公允價值時，單位的會計處理與「啟用」確認視窗都會顯示警告。租賃是以其隱含利率評價的，也就是使這兩個數字相符的利率，因此使用較低的利率會相對於單位的價值而高估租賃收入。請提高「折現率（%）」，或重新檢查公允價值。這只是警告；啟用仍會進行。 若已開啟會計（請參閱會計），啟用需要已對應好租賃淨投資、租賃收入與利息收入－租賃的預設值。以範例單位成本 36,000、累計折舊 6,000 為例，啟用會過帳一筆租賃日記帳： 銷貨成本等於帳面淨值減去任何未保證殘值的現值。租賃收入與該成本之間的差額（此例為 7,049.24）即銷售利潤，會儲存在單位上。對於每個將採用銷售處理的單位，「啟用」確認視窗都會預覽這筆日記帳。 自啟用起，單位即離開車隊。其資產以出售方式處分，並以帳面淨值建立處分記錄，因此車隊登記簿顯示「已售出」，即使單位在協議上仍保有自己的狀態。序號被耗用於租賃中，並同時標記協議與客戶。

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利息與開票

啟用還會建立租賃的利息明細表，每筆付款一行。以範例的第 1 個月為例：37,049.24 的餘額產生 185.25 的利息，1,000 的付款償還 814.75 的本金，期末餘額為 36,234.49。最後一行吸收四捨五入的差額，因此期間剛好結束於購買選項加殘值，此例為 5,000.00。 每一行的利息由收入認列作業在其所屬期間過帳：借記租賃淨投資、貸記利息收入－租賃。沒有利息的行不會過帳任何東西，這涵蓋折現率為零時的所有行，以及預付計費且結束時為零的租賃之最後一行。接著由發票收取餘額： 銷售單位的整個期間，依啟用時建立的期間開票。不會超過結束日期計費，也不會有提早退貨折讓。

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期間結束

期間屆滿時，客戶若不是買下單位，就是歸還。 買下。對於有購買選項的協議中、出租中且處理為銷售的單位，列選單會提供「銷售給客戶」。

1. 選擇「銷售給客戶」。Alforse 會記錄日期為今天的購買選項費用，並為它建立發票草稿。選項只能開票一次。
2. 過帳該發票，將單位標記為「已售出」。如果您作廢該發票，單位會回到出租中。

在結束日期之前，此動作會被拒絕，因為提早行使視為提前終止，須以手動日記帳記錄。您需要銷售的建立與更新權限，以及開立發票的建立權限。 歸還。在結束日期當天或之後記錄退貨。選擇「退回至」之前，表單無法送出：租賃車隊（作為新的車隊資產）或庫存（作為成品）。

• 單位在收貨地點進入庫存，或被設為車隊資產。
• 期末淨投資隨之轉移：借記租賃車隊類別資產科目或庫存，貸記租賃淨投資。
• 選擇車隊會以該成本建立新資產，從今天起折舊。
• 選擇庫存則將該成本保留在庫存上。採用 FIFO 或 LIFO 計價時，該單位日後出售或耗用時，會以期末淨投資而非最舊庫存的成本計算。

Alforse 從租賃明細表讀取期末淨投資，也就是日期在退貨日當天或之前的最後一行之期末餘額。從結束日期起，這就是購買選項加殘值（範例中為 5,000.00）。日期在退貨日當天或之前的利息行會保留，仍由收入認列作業過帳，使租賃淨投資歸零；只有日期在退貨之後的行會被刪除。

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結清購買選項

如果客戶行使選項，其發票也會一併沖掉該單位淨投資的其餘部分。選項本身貸記租賃淨投資，與明細表期末餘額之間的任何差額則依下列方式結清： 開啟會計時，請對應結清所需的任何預設值：銷貨成本或租賃收入。作廢發票時，結清會連同該行其餘部分一併復原。

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報表

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租賃使用率

會計 → 報表 → 租賃使用率涵蓋一段日期範圍，並依單位與資產類別分解結果：

• 時間使用率：出租天數（從交付到退貨）÷ 單位在該範圍內屬於車隊的天數。
• 金額使用率：範圍內認列的租賃收入換算為年化後 ÷ 單位的取得成本。已過帳的費用計入收入。

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租賃淨投資

會計 → 報表 → 租賃淨投資顯示在「截至」（As of）日期仍在租賃中、已開始起算的每個銷售單位，包含：起始日的淨投資、已收取的本金、目前的淨投資、下一筆利息金額、依會計年度的剩餘付款，以及期末預期的殘值與選項。單位售出後，就會從報表中消失。 明細表某一行的本金，在收入認列作業過帳該行的利息之後視為已收取；若該行沒有利息，則在其日期過後視為已收取。當作業與同月份的租金發票都已過帳後，報表便與租賃淨投資餘額一致。

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租賃政策

在設定 → 會計 → 租賃分類中設定公司的租賃政策。 新值只影響變更之後啟用的協議。啟用中的協議保留其已儲存的處理方式。

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權限

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疑難排解

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