概觀
在側邊欄選取文件即可開啟總管；它從所有文件開始。檔案庫是扁平的，沒有資料夾。你改用檢視、搜尋、篩選，以及你自己的釘選與標籤來縮小範圍。 附加在記錄上的檔案會出現在兩個地方：該記錄上，以及總管中。因此無論從哪一側開始，你都能找到它。尋找檔案
檢視
左側的分頁列可在五種檢視之間切換：欄位
已釘選的檔案列在最前面。對每個檔案，表格顯示：
Alforse 會在上傳時為你設定類型；你從不需要自己挑選。副檔名決定適用十一種類型中的哪一種：
Archive、Document、Presentation、PDF、Spreadsheet、Text、Image、Video、Audio、Model（支援的 3D 格式）或 Other。
搜尋與篩選
搜尋框會比對檔案名稱或說明中任何位置的文字，不分大小寫。它不會查看檔案內容。可將它與檢視分頁，以及來源文件、標籤、類型、副檔名或建立者的篩選條件結合使用。 若要把清單帶到別處，請選取下載 CSV。匯出內容包含目前的結果，每筆附有簽署的下載連結。上傳檔案
選取上傳並選擇檔案；接受所有檔案類型。瀏覽器會將它存入私人儲存空間的{companyId}/{random}.{ext} 之下，Alforse 隨後建立一列文件資料，記錄路徑、名稱與大小。
每次上傳、下載、編輯、釘選與標籤變更都會記錄為活動交易。這些交易決定了最近檢視的順序。
用釘選與標籤整理
釘選與標籤是個人的。你釘選或加標籤的內容只影響你自己對共用檔案庫的檢視；同事絕不會看到。誰可以看到檔案
存取由群組成員資格結合權限來控制：
私人儲存空間套用相同的讀取群組規則，所以指向你無法讀取的檔案的連結不會解析。
刪除與還原
將文件附加到記錄
文件可以連結回它所屬的記錄。其來源文件欄顯示連結並開啟上層記錄。Alforse 把連結以sourceDocument（記錄類型）與 sourceDocumentId（記錄的 ID）存在檔案上。
只有這些記錄類型可以擁有文件：
關於各記錄在哪裡顯示其檔案，請見銷售訂單、採購單與工單。交易對象層級的文件分頁在供應商與客戶下說明。
AI 擷取
AI 擷取會讀取 PDF 並預填表單，讓你不必重新輸入。它只在兩種流程中運作：擷取如何執行
把 PDF 丟進任一流程，會建立一列狀態為pending 的 documentExtraction，並將背景工作排入佇列。該工作接著：
- 將該列設為
processing； - 從私人儲存空間下載 PDF，並以 PDF 解析器取出其文字。這是文字擷取，不是影像 OCR，所以僅含影像的掃描 PDF 得不到文字；
- 載入公司的候選記錄，讓模型能把名稱對應到真實的 ID：發票用的供應商與付款條件，RFQ 用的客戶；
- 將文字與這些候選清單送給 AI 模型，它為每個欄位回應一組
{ value, confidence }； - 套用信心門檻：分數低於門檻（預設
0.85）的欄位會被設為null，所以不確定的猜測絕不會進入你的表單； - 將日期轉為
YYYY-MM-DD，把原始輸出與篩選後的結果都存在該列，並將狀態設為completed。
擷取的欄位
好的結果取決於以文字為基礎的 PDF。當擷取無法使用或失敗時，兩個流程仍可運作，你自行輸入欄位即可。
儲存配額
每家公司對其保存在 Alforse 中的檔案都有儲存配額。預設為 32 GB。更大的配額可能隨方案提供，或與 Alforse 另行約定；你無法自行變更。- 計入的內容：公司所有已儲存的檔案，包括記錄上的附件，而不只是這裡列出的檔案。仍在進行中的上傳也會計入。
- 垃圾桶不會釋出空間：移至垃圾桶會保留已儲存的檔案，所以它仍然計入。
413 與以下訊息：
The company’s storage quota is used up: X of Y are in use and this file needs Z. Delete files you no longer need or ask for a larger quota.（公司的儲存配額已用完：已使用 Y 中的 X，而此檔案需要 Z。請刪除不再需要的檔案，或申請更大的配額。）X 是公司已使用的量，Y 是配額，Z 是被拒絕檔案的大小。若要繼續，請刪除不再需要的檔案，或聯絡 Alforse 支援以取得更大的配額。