概觀
每份文件結合一個富文字本文與一份有序的步驟清單：任務、量測、核取方塊、簽核等等。生命週期決定文件何時成為權威的程序。 已發布的程序絕不會就地編輯。要變更它，你要發布新版本，被取代的版本則被封存。每次修訂都保留在記錄中，從而保存稽核歷程。 品質文件列在品質 → 文件管制 → 品質文件之下。建立文件
- 前往品質文件並選取新增文件。
- 在新增品質文件中，輸入名稱與版本。
- 選取儲存。文件會以草稿開啟。
- 撰寫作業指導書本文並新增步驟。
- 從文件標題發布它（請見發布文件）。
生命週期
品質文件一律處於三種狀態之一。對任何一份文件，同一時間只有一個版本是啟用中。發布文件
文件標題中的發布按鈕，會依情況改變其標籤。每個變體都會把文件推向啟用中。封存或還原
啟用中的文件與草稿都可以被封存，啟用中或已封存的版本可以還原為草稿。有一項限制：當某個版本有待處理的核准請求時，只有提出核准請求的人或指定的核准人可以將它還原。版本
管制來自版本控管。名稱識別文件；它的每次修訂都是各自的記錄，帶有從 0 開始計算的版本號。名稱與版本合在一起是唯一的，這讓"Incoming Inspection Procedure" 可以並排存在 V0、V1 與 V2。
修訂已發布的文件
- 開啟文件，並開啟標題中的版本選單。
- 選擇新增版本。複製品質文件表單會開啟，新增版本設為下一個版本號。
- 選取儲存。
核准
文件在變成啟用中之前是否需要簽核，取決於貴公司的核准規則。品質文件是共用核准引擎所涵蓋的文件類型之一。
每份文件永遠不會有超過一個待處理的核准請求。如果你提交已封存的版本，在請求開啟期間它會回到草稿。
步驟
步驟讓文件成為人們可以逐步執行並據以記錄的東西。它們與工單上的共用同一個模型。每個步驟都有名稱、選用的說明、決定其位置的排序，以及類型。類型決定擷取什麼：步驟規則
儲存步驟時會執行這些檢查：- 量測步驟必須指定計量單位。其最大值不能低於最小值。
- 其他步驟類型都不能帶有計量單位。
- 清單步驟必須提供其選項。
權限
品質文件與相關功能的差異
品質文件是獨立的。文件本身沒有與流程、品項或檢驗的連結。有兩個鄰近的功能常被誤認為它：
關於品質模組的其餘部分，包括問題、處置與進料檢驗，請見品質。