概要
サイドバーのドキュメントを選択するとエクスプローラーが開き、すべてのドキュメントから始まります。ライブラリはフラットで、フォルダーはありません。代わりに、ビュー、検索、フィルター、そして自分のピンとラベルで絞り込みます。 レコードに添付されたファイルは、そのレコードとエクスプローラーの 2 か所に表示されます。そのため、どちらの側から始めても到達できます。ファイルを探す
ビュー
左側のタブで、5 つのビューを切り替えます。列
ピン留めしたファイルが先頭に並びます。ファイルごとに、表には次の列が表示されます。
種類はアップロード時に Alforse が設定するため、自分で選ぶことはありません。拡張子によって、11 の種類のどれになるかが決まります：
Archive、Document、Presentation、PDF、Spreadsheet、Text、Image、Video、Audio、Model（対応する 3D 形式）、Other。
検索とフィルター
検索ボックスは、ファイルの名前または説明の中のどこにあるテキストにも、大文字小文字を区別せず一致します。ファイルの内容の中までは検索しません。ビューのタブや、参照伝票、ラベル、種類、拡張子、作成者によるフィルターと組み合わせて使えます。 一覧を別の場所に持ち出すには、CSVをダウンロードを選択します。エクスポートには現在の結果が含まれ、それぞれに署名付きのダウンロードリンクが付きます。ファイルをアップロードする
アップロードを選択してファイルを選びます。あらゆる種類のファイルを受け付けます。ブラウザーは、プライベートストレージの{companyId}/{random}.{ext} にファイルを保存し、その後 Alforse が、パス、名前、サイズを記録したドキュメントの行を作成します。
アップロード、ダウンロード、編集、ピン留め、ラベルの変更は、すべてアクティビティのトランザクションとして記録されます。これらのトランザクションが、最近ビューの並び順を決めます。
ピンとラベルで整理する
ピンとラベルは個人用です。ピン留めやラベル付けは、共有ライブラリの自分のビューにだけ影響し、同僚には見えません。ファイルを表示できる人
アクセスは、グループのメンバーシップと権限の組み合わせで制御されます。
プライベートストレージにも同じ読み取りグループのルールが適用されるため、読み取れないファイルへのリンクは開きません。
削除と復元
ドキュメントをレコードに添付する
ドキュメントは、それが属するレコードにリンクできます。参照伝票列にそのリンクが表示され、選択すると親のレコードが開きます。Alforse は、このリンクをファイルにsourceDocument（レコードの種類）と sourceDocumentId（レコードの ID）として保存します。
ドキュメントを持てるレコードの種類は、次のものだけです。
各レコードのどこにファイルが表示されるかについては、受注、発注書、製造指図を参照してください。取引先単位の「ドキュメント」タブについては、仕入先と得意先で説明しています。
AI 抽出
AI 抽出は、PDF を読み取ってフォームを事前入力し、再入力の手間を省きます。対応するフローは次の 2 つだけです。抽出の実行の流れ
どちらかのフローに PDF をドロップすると、ステータスがpending の documentExtraction の行が作成され、バックグラウンドジョブがキューに入ります。ジョブは次のように動作します。
- 行を
processingにします。 - プライベートストレージから PDF をダウンロードし、PDF パーサーでそのテキストを取り出します。これは画像の OCR ではなくテキストの抽出であるため、画像だけのスキャン PDF からはテキストが得られません。
- モデルが名前を実在の ID に対応付けられるよう、会社の候補レコードを読み込みます。請求書では仕入先と支払条件、RFQ では得意先です。
- テキストと候補の一覧を AI モデルに送ります。モデルは、すべてのフィールドについて
{ value, confidence }の組で答えます。 - 信頼度のしきい値を適用します。しきい値（既定は
0.85）を下回るスコアのフィールドはnullに設定されるため、不確かな推測がフォームに届くことはありません。 - 日付を
YYYY-MM-DDに変換し、元の出力とフィルター後の結果の両方を行に保存して、ステータスをcompletedにします。
抽出されるフィールド
良い結果を得るには、テキストベースの PDF が必要です。抽出が利用できない場合や失敗した場合も、どちらのフローも機能し続け、フィールドは自分で入力します。
ストレージの上限
すべての会社には、Alforse に保存するファイル用のストレージ上限があります。既定は 32 GB です。より大きな上限は、プランに含まれる場合や Alforse と取り決める場合があり、ご自身で変更することはできません。- 対象になるもの：会社の保存済みファイルすべて。ここに一覧表示されるファイルだけでなく、レコードへの添付も含みます。進行中のアップロードも含まれます。
- ゴミ箱では空き容量は増えません。ゴミ箱に移動しても保存されたファイルは残るため、引き続きカウントされます。
413 と次のメッセージで拒否されます。
The company’s storage quota is used up: X of Y are in use and this file needs Z. Delete files you no longer need or ask for a larger quota. （会社のストレージ上限を使い切りました。Y のうち X が使用中で、このファイルには Z が必要です。不要なファイルを削除するか、より大きな上限を依頼してください。）X は会社がすでに使用している量、Y は上限、Z は拒否されたファイルのサイズです。続けるには、不要なファイルを削除するか、より大きな上限について Alforse サポートにお問い合わせください。