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# 供应商报价

> 记录各供应商针对您的询价给出的价格、提前期和运费，让供应商通过私有链接作答，并将中标报价转换为采购订单。

**供应商报价**记录某一供应商针对采购询价所给出的价格、提前期和运费。采购员用它来比较供应商，并将最优报价转为采购订单。请勿将其与销售报价混淆，后者是贵公司发给客户的报价。

## 概念

### 每个供应商一份报价

一份供应商报价始终只属于一个供应商。如果您把询价发给五个供应商，会收到五份报价，而不是一份有五列的报价。并排比较是另一个视图，它跨越这些同级报价读取数据。

### 供应商交互

每份报价都归属于一个**供应商交互**：它是把该供应商的询价、报价以及由此产生的采购订单关联起来的记录。打开它即可在一处跟进与该供应商的全部往来。

### 报价的来源

| 来源 | 启动方式 |
| - | - |
| 询价 | 您把采购询价发给多个供应商；每份回复成为同一询价下各自独立的报价。 |
| 直接录入 | 您已有报价信息，无需询价直接录入。 |

### 询价邮件包含的内容

供应商会收到附在询价及其各行上的所有文件，以及每个零件的原始 CAD 文件（您上传或从 CAD 工具推送的那一份）。只要邮件保持在 25 MB 以下，Alforse 就会直接附上模型。会使邮件超限的文件则改为下载链接，有效期 7 天。

## 行与数量阶梯

每一行为一个物料定价，或为非库存支出的总账账户定价。由于您通常希望在多个数量档位上取得价格，一行包含一个数量列表，每个数量都有各自的价格行。这些行合在一起构成数量阶梯表。

| 字段 | 内容 | 说明 |
| - | - | - |
| **物料** | 您要购买的对象：零件、材料、工具、耗材或服务 | 对于没有库存物料对应的支出，请改用 `G/L Account` 行。 |
| **数量** | 要定价的数量列表 | 列表中的每个数量都有自己的价格行。 |
| **单价** | 供应商在该数量下的单件报价 | 以供应商的币种录入；本位币的 `unitPrice` 由汇率得出。 |
| **提前期** | 该数量下的交货天数 | |
| **运费** | 该数量下每件的运费 | 同样以供应商的币种计。 |
| **换算系数** | 每个采购单位对应的库存单位数 | 当供应商销售所用的单位与您的库存单位不同时需要。 |

NOTE

**请输入供应商自己的币种**

请按报价原样，以供应商的货币录入单价、运费和扩展价格。后台中，Alforse 会按报价的汇率为每个数字保留一份本位币副本，使比较结果和最终的采购订单以您自己的货币显示。修改页眉中的汇率，所有价格行都会随之更新。

## 状态

报价只有在**“Draft”**（草稿）状态下才能编辑。定稿后它会变为**“Active”**（启用），比较和转换都以这一状态为依据。

<details>
  <summary>**Draft**</summary>

  进行中。行、价格和日期只能在此状态下更改。
</details>

<details open>
  <summary>**Active**</summary>

  已定稿且只读。比较视图和**转换为订单**都基于它工作。
</details>

<details>
  <summary>**Expired**</summary>

  已过有效期；请勿按这些价格采购。
</details>

<details>
  <summary>**Declined**</summary>

  供应商拒绝了。
</details>

<details>
  <summary>**Cancelled**</summary>

  您在报价产生结果之前将其撤回。
</details>

HEADS UP

**除草稿外的所有状态均被锁定**

如果供应商在您定稿之后修订了价格，请将其记录在新的报价中。保持旧报价不变可以保留比较历史。

## 通过供应商链接收集价格

发送报价时，供应商会收到一封带有私有链接的邮件。他们无需 Alforse 登录。

### 供应商打开链接

每次访问都会更新链接的最近访问时间，因此您可以看到供应商是否已打开它。

### 供应商填写价格

对于他们选择报价的每个数量，填写**单价**、以天为单位的**提前期**、**运费**和**税额**。他们可以为每一行添加备注。

### 供应商提交或拒绝

当每一条选定的行都有价格和提前期后，**“Submit Quote”**（提交报价）即可使用；随后他们输入姓名和电子邮件并提交。或者，**“Decline Quote”**（拒绝报价）可谢绝该报价，并可附上原因。

这两种操作仅在报价为**“Draft”**时有效。提交或拒绝之后，页面变为只读，超过有效期的草稿则显示为已过期。

HEADS UP

**请把链接当作密码对待**

任何拥有该 URL 的人都能打开该页面。请仅发送给正确的供应商联系人，切勿发布到任何公开场所。

## 将报价转换为采购订单

### 选择要采购的内容

在中标报价上选择\*\*“Convert to Order”\*\*（转换为订单），然后选择各行及每行的数量档位。

### 查看新订单

Alforse 会为该供应商创建一个采购订单，带入物料行、供应商联系人和地点以及汇率。如果报价来自询价，订单会关联回该询价。

### 转换会更新供应商零件上的哪些内容

转换还会让 Alforse 学习供应商的价格。每条已转换的行都会把其数量阶梯复制到该供应商针对该物料的 `supplierPart` 记录上，来源为 `Purchase Order`，最优档位成为该记录的主要单价。该物料和供应商的下一张采购订单将以这些数字为起点。

NOTE

**价格按报价原样存储**

存储的价格按采购单位计，币种为报价的币种。有一个例外：已有不同币种的供应商零件会保留其币种，报价价格会被转换为该币种。之后的订单会按其下单当天的汇率，将存储价格换算为订单自身的币种。

订单之后的流程请参阅[采购订单](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/purchase-orders.md)。

## 权限

| 操作 | 需要 |
| - | - |
| 定稿或发送 | 采购更新权限，且至少有一行。报价变为 `Active` 后无法再发送。 |
| 删除 | 采购删除权限、仍为草稿的报价，以及员工登录。 |

## 故障排除

### “Expiration date must be today or after”（到期日期必须为今天或之后）

**原因：**到期日期已过去。
**解决：**将其设为今天或更晚的日期。

### “Supplier contact is required for email”（电子邮件需要供应商联系人）

**原因：**您在通知方式设为 `Email` 的情况下定稿，但未选择供应商联系人。
**解决：**选择一位供应商联系人，或更改通知方式。

### “Cannot convert to order: supplier is not approved (Active)”（无法转换为订单：供应商未获批准（启用））

**原因：**贵公司要求供应商须经批准，而该供应商的状态不是 `Active`。
**解决：**将供应商设为 Active 以批准；在此之前**转换为订单**一直被阻止。

### “Failed to convert quote to order”（无法将报价转换为订单）

**原因：**转换失败，通常是因为找不到报价或其行，或供应商缺少付款或发运记录。
**解决：**确认报价有行，且已设置供应商的付款和发运条款，然后重试。

### 报价或其行无法编辑

**原因：**状态不是 `Draft`。`Active`、`Expired`、`Declined` 和 `Cancelled` 均被锁定。
**解决：**将修订后的价格记录在新的报价中。

### 定稿或发送为灰色

**原因：**您没有采购更新权限，报价没有行，或（对于发送）报价已是 `Active`。
**解决：**添加一行，或请管理员授予权限。请参阅[权限](#permissions)。

### 供应商无法点击“Submit Quote”

**原因：**某条选定的行缺少单价或大于零的提前期，或报价已不是 `Draft`。
**解决：**供应商需补全每一条选定的行。报价一旦被提交或拒绝，页面将保持只读。

### 链接提示“expired or is no longer valid”（已过期或不再有效）

**原因：**报价为 `Draft`，但已超过其 `expirationDate`，因此无法再提交。
**解决：**发送一个到期日期更晚的新请求。


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