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# RMA

> 授权客户退货，接收货物，决定其处置方式，并签发贷项凭证或替换订单，每一步都是可追溯的独立步骤。

**退货授权（RMA，return merchandise authorization）**说明客户获准退回哪些货物、多少数量，并且最好关联到这些货物所属的销售。销售和客户服务人员创建它；仓库据此收货；质量部门决定物料的去向；财务签发贷项。这些步骤各自都是与 RMA 关联的、可审计的独立事件。

Alforse screenshot**RMA 详情，含退货行、已接收数量、退货原因和处置**

授权与实际退货记录在同一条记录上。

## RMA 如何运作

RMA 把四件容易混淆的事情区分开：

| 步骤 | 发生什么 | 对库存和会计的影响 |
| - | - | - |
| **授权** | 您建立 RMA 并确认。 | 无。 |
| **接收** | 您选择**接收**并过账生成的收据。 | 库存、成本和行的已接收数量发生变化。 |
| **处置** | 您决定如何处理退回的物料。 | 取决于处置方式。 |
| **贷记或替换** | 您签发贷项凭证、创建替换订单，或两者兼有。 | 由该凭证或新订单处理。 |

由于这些步骤彼此独立，您可以先收货，之后再确定商务结果。

NOTE

RMA 是授权，而不是收据。在退货收据过账之前，库存、成本和已接收计数器都不会变动。

## 创建 RMA

### 从原始发货添加行

当您知道货物来自哪次交付时，可从已过账的发货添加行。Alforse 会列出所选客户已发货且仍有可退数量的行。

以这种方式添加的行会保留与销售订单、发货和发票的关联。确认时，Alforse 会检查该来源行在所有有效 RMA 上的数量总和不超过最初发货的数量。

### 手动添加行

当原始单据不可用时，选择**手动添加**以处理无单退货。手动行不会按任何源单据上限检查，因此请在确认前核实物料和数量。

### 表头字段

FieldType

<details>
  <summary>**RMA ID**</summary>

  退货的可读编号。如果您不输入，则使用 `RMA` 序列的下一个值。
</details>

<details>
  <summary>**Customer**required`reference`</summary>

  退回货物的客户。
</details>

<details>
  <summary>**Sales Order**`reference`</summary>

  退货所依据的订单，如果您想关联的话。
</details>

<details>
  <summary>**Customer Reference**</summary>

  客户为此案例使用的任何编号：工单、索赔，或其自己的授权。
</details>

<details>
  <summary>**Customer Contact / Location**`reference`</summary>

  您在客户处的对接人，以及涉及客户的哪个地址。
</details>

<details>
  <summary>**Order Date**required`date`</summary>

  退货获得授权的日期。
</details>

<details>
  <summary>**Expiration Date**`date`</summary>

  显示为授权失效的日期。它仅供参考：过期后仍会接受收货。
</details>

<details>
  <summary>**Return Location**`reference`</summary>

  货物退回到您的哪个位置。
</details>

<details>
  <summary>**Currency**</summary>

  用于计算贷项金额的货币。
</details>

<details>
  <summary>**Assignee**`reference`</summary>

  负责跟进退货全程的员工。
</details>

### 行字段

FieldType

<details>
  <summary>**Item**`reference`</summary>

  客户要退回的物料。
</details>

<details>
  <summary>**Return Quantity**`number`</summary>

  客户可以退回的数量。
</details>

<details>
  <summary>**Unit Price**`number`</summary>

  用于计算贷项的每单位销售价格。与库存的存货成本无关。
</details>

<details>
  <summary>**Restock Fee Percent**`number`</summary>

  从该行贷项总额中扣留的百分比。
</details>

<details>
  <summary>**Return Reason**`reference`</summary>

  由贵公司定义的原因，例如有缺陷、保修或运输中损坏。
</details>

<details>
  <summary>**Disposition**`enum`</summary>

  已接收物料的处理方式：*待处理*、*维修*、*退回客户*、*返工*、*报废*或*按现状使用*。
</details>

<details>
  <summary>**Received**</summary>

  在已过账收据上已到货的数量，相对于授权数量。
</details>

### 确认 RMA

确认会锁定行的结构：物料、数量、单位、价格、补货费和来源关联都不能再更改。若要编辑它们，请重新打开 RMA。RMA 处于开启期间，**退货原因**和**处置**仍可编辑，因为它们是操作控制项。

## 接收退回的货物

1. 在 RMA 上选择**接收**。Alforse 会创建只包含尚未到货数量的草稿收据。
2. 对于需追踪的物料，记录实际到货的标识（参见[追踪物料](#tracked-items)）。
3. 过账收据。每行的已接收数量随之增加。

每个 RMA 只能存在一张草稿收据。再次选择**接收**会重新打开该收据，而不是创建第二张。

### 追踪物料

对于按序列号或批次追踪的物料，请在收据上选择实际到货的序列号或批次。RMA 行不会提前预留期望的标识。Alforse 会建议已被发往同一客户的已过账发货消耗的标识；无单退货则使用常规的序列号或批次输入。

过账收据会将退回的追踪库存置于**搁置**状态，直到某项处置将其释放。

## 状态

<details>
  <summary>**Draft**</summary>

  准备中；仍可随意添加和更改行。
</details>

<details open>
  <summary>**To Receive**</summary>

  已授权并等待：某一行仍预期有货物到达。
</details>

<details>
  <summary>**Completed**</summary>

  不再预期有任何到货：每一行要么已全部接收，要么已通过**停止接收**停止。
</details>

<details>
  <summary>**Cancelled**</summary>

  已撤回，且没有针对它记录的退货。
</details>

### 什么会改变状态

只有收货会改变状态：

* 过账收据会增加行的已接收数量；作废收据则将其冲回。
* **停止接收**会短量关闭一行，使其剩余数量不再被预期。
* **恢复接收**会使该剩余数量重新被预期。

没有手动完成的操作。签发贷项、设置处置、创建替换订单或将货物发回，都不会使 RMA 完成。

## 处置

处置决定退回的追踪库存在以搁置状态接收后会如何处理：

| 处置 | 结果 |
| - | - |
| **按现状使用** | 将搁置的追踪库存释放为可用。 |
| **报废** | 开启一个关联的质量问题；关闭该问题时执行物料处置。 |
| **返工** | 开启一个关联的质量问题。关闭它目前会释放追踪库存；不会创建生产工单。 |
| **退回客户** | 使已接收数量可用于不产生收入的、发回客户的发货。 |

HEADS UP

**请在最后一件到货之前设置处置**

全部接收的 RMA 会立即变为已完成。请尽可能在 RMA 仍开启时设置预期的处置，对单行退货尤其如此。

## 贷项与替换

### 签发贷项

**签发贷项**会为尚未被其他未作废凭证涵盖的已接收数量，创建一张草稿客户贷项凭证。金额为数量 × 单价，再减去补货费。

该凭证只是草稿。过账、应用到发票和现金退款，均在常规的凭证和结算流程中进行。

### 创建替换订单

**创建替代品**会创建一张单独的草稿销售订单。它按全部退货数量复制每一条已授权的 RMA 行，并按当前价格定价。如果替换品应免费或采用保修定价，请在确认前调整新订单。发出替换品不会影响 RMA 的完成。

## 故障排除

| 消息或现象 | 原因 | 解决办法 |
| - | - | - |
| "Cannot confirm a return order with no lines"（无法确认没有行的退货单） | RMA 没有行。 | 至少添加一行，然后确认。 |
| "Line …: cannot authorize … — only … remains returnable for the linked document line"（行……：无法授权……——关联单据行仅剩……可退） | 另一个有效的 RMA 已预留了来源数量的一部分，或数量超过已发货数量。 | 减少该行、取消冲突的 RMA，或选择正确的来源行。 |
| "Cannot reopen: quantity has already been received. Void the receipt first."（无法重新打开：数量已被接收。请先作废收据） | 已过账的收据仍持有退回数量。 | 作废收据，然后将 RMA 重新打开为草稿。 |
| "Cannot cancel: a receipt exists for this return order. Delete or void it first."（无法取消：此退货单存在收据。请先删除或作废） | 存在收据（即使是草稿）会阻止取消。 | 删除草稿收据或作废已过账的收据，然后取消。 |
| "Configure at least one Issue Type and a location to escalate this line to an Issue"（请至少配置一个问题类型和一个位置，以将此行升级为问题） | 报废和返工需要质量问题类型，以及退货位置或用户默认位置。 | 配置两者，然后重新选择处置。 |
| 过了到期日期仍可收货 | **到期日期**仅供参考。 | 无需修复；如有需要，请手动跟踪到期。 |

## 相关内容

**销售订单**

原始销售以及 RMA 可关联的行所在之处。

[Open](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/sales-orders.md)

**收据**

过账收据会使退回的货物进入库存。

[Open](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/receipts.md)

**问题**

报废和返工处置通过质量问题完成。

[Open](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/issues.md)

**发票与贷项凭证**

过账 RMA 创建的贷项凭证，并将其与发票结算。

[Open](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/invoices.md)


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