> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.alforse.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# 付款

> 记录收到和支出的现金，用贷项备忘录和借项备忘录调整余额，将两者应用到未结发票，并了解每种单据过账到总账的内容。

付款和备忘录是应收账款与应付账款团队用来结清未结余额的事务。**收款**（Receipt）带来现金流入，**付款支出**（Disbursement）使现金流出，**贷项或借项备忘录**则在没有现金流动的情况下改变某一方的欠款金额。每种单据都有各自的单据和生命周期，并通过[发票结算](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/invoices.md#settling-an-invoice)来结清发票；[发票](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/invoices.md)页面从发票的角度介绍了同一流程。

NOTE

**已付款是结果，不是字段**

您从不手动将发票标记为已付款。您创建一笔付款，暂存它所应用的发票，然后过账。发票之所以显示为**已付款**，是因为已过账的结算已覆盖其金额。

## 单据类型一览

| 单据 | 是否移动现金 | 过账对象 | 编号序列 |
| - | - | - | - |
| 收款（Receipt） | 是，流入 | 银行或现金账户 ↔ 应收/应付控制账户 | `PAY-YYYY-MM-` |
| 付款支出（Disbursement） | 是，流出 | 银行或现金账户 ↔ 应收/应付控制账户 | `PAY-YYYY-MM-` |
| 贷项备忘录 | 否 | 原因账户 ↔ 应收/应付控制账户 | `CR-YYYY-MM-` |
| 借项备忘录 | 否 | 原因账户 ↔ 应收/应付控制账户 | `DR-YYYY-MM-` |

付款按公司分别编号。

## 付款

### 付款记录的内容

一笔付款包含往来方、银行或现金账户、日期、币种及其汇率，以及合计金额。

| 字段 | 含义 |
| - | - |
| `paymentType` | 资金是流入（**收款**，应收）还是流出（**付款支出**，应付）。 |
| `customerId` / `supplierId` / `employeeId` | 唯一的往来方。收款通常对应客户，付款支出通常对应供应商；退款则相反。 |
| `bankAccount` | 现金经过的总账账户，在表单上标记为**银行/现金账户**。 |
| `totalAmount` | 现金金额。**可以为零**；参见[纯信用应用](#on-account-credit-and-overpayment)。 |
| `currencyCode`、`exchangeRate` | 付款币种及其对本位币的汇率。 |
| `reference`、`memo` | 您自己的参考编号和自由文本备注。 |

### 每笔付款一个往来方

一笔付款只指定一个往来方：客户、供应商或员工。员工收款方仅用于结清报销。

### 方向与往来方相互独立

方向（流入或流出）与往来方类型是刻意分开的，这使退款成为可能：

* 向*客户*的**付款支出**用于退还应收贷项。
* 来自*供应商*的**收款**用于退还应付借项。

## 贷项和借项备忘录

### 什么是备忘录

**备忘录**看起来像付款，但不移动现金。它不带银行账户，而是带一个**原因**总账账户。它是一份独立的单据，而不是发票行，并且只属于一个往来方。

### 方向与影响

备忘录的 `direction` 说明它是贷记还是借记该往来方的控制账户：

| 往来方 | 方向 | 影响 | 典型用途 |
| - | - | - | - |
| 客户 | **贷项** | 应收减少 | 退货或折让 |
| 客户 | **借项** | 应收增加 | 额外收费 |
| 供应商 | **借项** | 应付减少 | 供应商欠您的贷项 |
| 供应商 | **贷项** | 应付增加 | 您额外欠供应商的金额 |

### 原因账户如何选定

备忘录表单没有原因账户字段。过账时，Alforse 根据往来方和方向，从公司的账户默认设置中选取账户，并将其记在备忘录上以便审计追踪：

| 备忘录 | 原因账户 |
| - | - |
| 客户贷项 | 销售折扣账户 |
| 客户借项 | 销售账户 |
| 供应商借项 | 供应商核销账户 |
| 供应商贷项 | 服务费账户 |

方向只决定控制账户和原因账户分别落在分录的哪一侧。

## 结算行

每当现金或备忘录应用到某个未结项目时，Alforse 会写入一条**发票结算**行，将单个**来源**与单个**目标**配对。

| 列 | 类型 | 内容 |
| - | - | - |
| 来源 | 付款 XOR 备忘录 | 提供资金的单据。设置 `paymentId`（现金）或 `memoId`（备忘录）之一；一行不能两者兼有。 |
| `sourcePaymentId` | 付款 | 仅当*较早*已过账付款的预收信用用于支付该行时才填写；当应用付款自身的现金支付时为 `NULL`。无论哪种情况，`paymentId` 都是拥有该行并可将其作废的付款，因此由信用提供资金的行始终附属于现金付款，绝不附属于备忘录。 |
| 目标 | 三选一 | 被结清的未结项目：销售发票、采购发票或备忘录。增加余额的备忘录同样是未结项目，因此可以作为目标。 |
| `sourceAmount` | 金额 | 该行从其资金来源取走的本金，以**该来源的单据币种**表示，并与 `appliedAmount` 分开记录。 |
| `appliedAmount` | 金额 | 该行从目标中扣除的本金，以**公司本位币**表示。 |
| `discountAmount` | 金额 | 给予的提前付款折扣，以**本位币**表示。**仅允许用于现金付款**，绝不用于由备忘录提供资金的行。 |
| `writeOffAmount` | 金额 | 豁免到核销账户的剩余余额，以**本位币**表示。同样**仅限现金付款**。 |
| `fxGainLossAmount` | 金额 | 本次应用实现的汇兑收益（正）或损失（负），以**本位币**表示。由服务器在过账时计算，不能手动输入。 |
| `appliedDate` | 日期 | 应用的生效日期。 |

### 每一行都必须遵守的规则

* **必须有实际变动。** 已应用金额、折扣和核销额合计必须大于零，或者该行必须消耗正的 `sourceAmount`。
* **同一侧。** 应收来源只能结清应收目标，应付来源只能结清应付目标。收款拒绝采购发票；付款支出拒绝销售发票。
* **同一往来方。** 一笔付款只能结清其自身往来方的发票。

### 结算何时生效

NOTE

**应用在其来源过账时生效**

来源单据处于草稿状态时，其结算只是暂存。它们在来源过账时生效。通过付款应用的备忘录信用也是如此：即使备忘录已经过账，该应用也属于这笔付款，只有付款过账后才计入，这保证了备忘录信用与现金应用保持一致。

## 生命周期

付款和备忘录遵循相同的生命周期。

<details>
  <summary>**Draft**</summary>

  可编辑：调整金额、往来方或暂存的应用，也可以彻底删除。尚无分类账分录。
</details>

<details open>
  <summary>**Posted**</summary>

  已记账。其凭证已生成，应用已生效并被锁定；要重新应用，须先作废再重新录入。
</details>

<details>
  <summary>**Voided**</summary>

  已通过镜像的冲销凭证取消。该单据不能再编辑或重复使用。
</details>

| 操作 | 允许的状态 | 原因 |
| - | - | - |
| 删除 | 仅限**草稿** | 尚未过账，没有需要保留的内容。 |
| 作废 | 仅限**已过账** | 保留历史；冲销凭证会抵消其影响。 |

## 过账到总账的内容

每次过账都会激活暂存的结算，并通常写入一张凭证。关闭总账时，凭证是唯一被跳过的部分（参见[会计](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/accounting.md)）。

### 付款分录

* 一侧记入**银行账户**，另一侧记入**应收或应付控制账户**（客户对应应收，供应商对应应付），每笔应用一行。
* 每笔结算的折扣记入折扣账户，核销额记入核销账户。
* 已实现汇兑差异**按每笔应用**计算：从资金来源释放的账面价值，减去目标上结清的本位币本金。它以 `fxGainLossAmount` 存储在行上，凭证将所有行的**净额**记为一行，计入已实现汇兑损益账户。

### 备忘录分录

过账备忘录会产生两条平衡的行，一条记入**控制账户**，一条记入推导出的**原因账户**。当减少余额的备忘录之后被应用到发票时，分类账不会变化，因为备忘录和发票都在应收或应付之中。也不会产生汇兑差异：信用只能应用到汇率相同的发票。

### 维度与作废

Alforse 为每笔付款和备忘录的凭证行打上[维度](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/dimensions.md)标签，标明往来方类型和往来方本身，使您可以按客户或供应商报告应收和应付。作废从不修改原凭证；它会添加一张标签相同的冲销凭证，因此按维度筛选的合计会归零。[会计与分类账](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/accounting.md)页面说明了分录最终落在何处。

## 预收信用与多付

### 每张发票的上限

您**不能应用超过发票未结余额**的金额。该上限计入该发票上已有的每一笔已过账结算，现金和备忘录都包括在内。

### 现金与应用不一致时

一笔付款的**现金合计**不必等于它所应用的金额：

| 情形 | 结果 |
| - | - |
| **多付**：现金超过应用额 | 余额作为**预收信用**留在往来方账户上，用于以后的发票。 |
| **纯信用应用**：现金为零 | 该付款只是将往来方已有的已过账信用应用到未结发票。这就是 `totalAmount` 可以为零的原因。 |
| **应用额超过现金** | 超出部分动用往来方可用的预收信用：即其同方向其他已过账付款上未应用的现金净额。应用的信用超过现有信用将被拒绝。 |

只有同方向的付款才计入可用信用。来自客户的收款会产生信用；向该客户的付款支出会将其用掉。

### 客户保证金

客户收款可以是客户保证金：

1. 创建**来自客户的付款**。
2. 在**保证金 用于**下，选择该客户的一张未结销售订单，或一份草稿或生效中的[租赁协议](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/rental-agreements.md#deposits)。
3. 过账。未应用的现金记入**客户预付款**（Customer Prepayments），而不是预收信用。

保证金的行为与普通信用相同，但有一项限制：它们只能结清其自身单据的发票，不能用于其他任何用途。退还保证金需使用**向客户退款**，并在**退还押金用于**中选择相应单据。与**保证金 用于**不同，只要某单据上仍持有保证金，此列表就包括已关闭的单据。

Alforse screenshot**来自客户的付款表单，其“保证金 用于”选择器已展开，显示该客户的未结销售订单和租赁协议**

“保证金 用于”列表只显示所选客户的未结单据。

### 不足一分的余额

GOOD TO KNOW

**零头被豁免**

如果结算后未结金额不足一分（币种无法表示的金额），发票将显示为完全**已付款**，而不会一直差不到一分钱。

## 应收/应付工作台

使用**应收款项**和**应付款项**工作台，查看谁欠了多少、已欠多久。每个工作台都是一棵账龄树：顶层列出各往来方及其当期和逾期区间，展开某个往来方即可看到其未结发票、贷项备忘录和借项备忘录，以及尚未应用的预收信用。

内置的**总账核对**会检查明细账是否与应收或应付控制账户一致，并突出显示任何差异。这两个视图中的数字只在付款和备忘录过账时才会变化。

## 故障排除

| 消息 | 原因 | 解决办法 |
| - | - | - |
| "A receipt allocation exceeds the invoice outstanding amount."（收款分配超过发票未结金额。）/ "A paid sales invoice cannot receive another allocation."（已付款的销售发票不能再接收分配。） | 该应用会使发票多结清，计入所有已过账结算。 | 减少金额。 |
| "A receipt applies only to invoices in its own currency."（收款只能用于与其币种相同的发票。） | 发票的币种或汇率与收款不同。 | 只将收款应用到同币种的发票。 |
| "A memo application exceeds the credit remaining on the memo."（备忘录应用超过备忘录剩余信用。）/ "A memo application exceeds the open item's balance."（备忘录应用超过未结项目的余额。） | 暂存的信用超过备忘录剩余的信用，或超过目标所欠金额。 | 选择信用足够的备忘录，或减少应用金额。 |
| "A memo clears only its own customer's invoices."（备忘录只能结清其自身客户的发票。）/ "A memo clears only its own supplier's invoices."（备忘录只能结清其自身供应商的发票。）/ "A customer memo does not clear a purchase invoice."（客户备忘录不能结清采购发票。） | 备忘录的往来方或方向与目标不匹配。 | 将其应用到同一往来方、同一侧的项目。 |
| "A memo and the open item it clears must share one currency and one exchange rate."（备忘录与其结清的未结项目必须使用同一币种和同一汇率。） | 币种或汇率不一致。 | 只应用汇率与发票相同的信用。 |
| "A memo that has been applied cannot be voided; release its applications first."（已应用的备忘录不能作废；请先释放其应用。） | 备忘录已应用到未结项目。 | 先作废应用它的付款或结算，再作废该备忘录。 |
| "A deposit names one sales order or rental agreement."（保证金只能指定一张销售订单或一份租赁协议。）/ "A customer deposit funds only invoices of its own sales order or rental agreement, and a deposit applies to nothing else."（客户保证金只能用于其自身销售订单或租赁协议的发票，不能用于其他任何用途。） | 保证金与一份单据绑定。 | 只将其应用到**保证金 用于**中所选单据的发票。 |

## 相关内容

**发票**

付款和备忘录所结清的未结项目，从发票的角度查看。

[Open](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/invoices.md)

**会计**

付款和备忘录凭证过账的分类账。

[Open](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/accounting.md)

**客户与供应商**

付款和备忘录所针对的往来方。

[Open](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/suppliers-and-customers.md)


This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.