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# 发票

> 销售发票向客户开票，采购发票记录供应商账单。每种发票如何开具，行可以包含什么，过账如何入账，以及付款和备忘录如何结清它们。

发票是 Alforse 中的开票单据：**销售发票**说明客户欠你什么，**采购发票**记录你欠供应商什么。财务和开票人员根据订单开具发票，将其过账到账簿，然后再用单独过账的付款或贷项或借项备忘录结清。

## 概览

两种发票类型互为镜像。每种都从上游单据起草，每一行都链接回其开票的订单行，过账到总账，并通过结算而不是编辑状态来结清。

| | 销售发票 | 采购发票 |
| - | - | - |
| 谁欠谁 | 客户欠你 | 你欠供应商 |
| 来源 | 销售订单、已过账的发货单、合约或租赁协议 | 采购订单 |
| 过账后状态 | **已提交**（Submitted） | **未结** |
| 结清方式 | **收款**（Receipt）类付款，或备忘录 | **付款支出**（Disbursement）类付款，或备忘录 |

## 来源

每张新发票都从**草稿**开始，此时可以编辑其全部内容。它由什么起草，取决于是哪一方。

### 销售发票

你可以根据销售订单开具销售发票，按订单开票；也可以根据**已过账的发货单**开具，按实际出库的货物开票。开票类单据也会在费用到期时自动起草销售发票：[合约](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/contracts.md)和[租赁协议](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/rental-agreements.md)都会这样做。

### 采购发票

你根据采购订单开具采购发票。Alforse 只会带入仍有剩余可开票数量的行。

NOTE

**采购发票匹配的是订单行，而非收据**

采购发票与收据没有直接关联，你可以在收到任何货物之前先开票。两种单据指向同一条采购订单行。过账发票时，Alforse 会清除该行上的已收货未开票应计项，并把任何价格差异记入差异。

### 销售发票上的发往位置

销售发票**运输**卡片上的**“发往”**字段始终是客户的某个位置，绝不是账单地址。其来源取决于发票的开具方式：

| 开具来源 | “发往”取自 |
| - | - |
| 销售订单 | 订单的交货位置（直发发货则为直发位置） |
| 合约 | 合约的**“发往”** |
| 租赁协议 | 协议的**“租赁场所”** |

发票 PDF 将该位置打印为发往地址。[销售规则](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/sales-rules.md)会对照它评估发票自身的行。

## 状态生命周期

两种类型都从**草稿**开始，一旦离开草稿就变为只读。各阶段相互对应，但个别状态在两侧名称不同。

| 阶段 | 销售发票 | 采购发票 |
| - | - | - |
| 起草中 | 草稿、待处理 | 草稿、待处理 |
| 已过账，等待付款 | **已提交** | **未结** |
| 付款中 | 部分付款 → 已付款 | 部分付款 → 已付款 |
| 已冲销 | 已作废 | 已作废 |
| 已应用备忘录 | 已开具贷项通知单 | 已开具借项通知单 |
| 已过到期日 | 已逾期 | 已逾期 |

**已提交**和**未结**含义相同：发票已在账簿上，等待收款。你绝不会手动设置**已逾期**、**部分付款**或**已付款**。Alforse 根据发票的结算情况及其 `dateDue` 推导出这些状态：未付款且超过该日期的发票显示为**已逾期**，结算金额覆盖全部余额的发票显示为**已付款**。

## 行类型

大多数行类型从物料带出其详情。两侧支持的类型略有不同。

| 行类型 | 销售发票 | 采购发票 |
| - | - | - |
| 零件、服务、原材料、工具、耗材 | 是 | 是 |
| 备注（不收费的说明） | 是 | 是 |
| 固定资产 | 是 | 是 |
| 租赁（根据租赁协议起草，只读） | 是 | — |
| 总账科目（直接计入某科目的费用） | — | 是 |

Alforse screenshot**采购发票行表单，含物料、总账科目和资产标签页，当前选中资产标签页**

在采购发票上，行表单的标签页决定行类型：物料、总账科目或固定资产。

### 销售发票上的行折扣

销售发票行可以带有**“折扣 (%)”**。折扣只适用于数量 × 单价；附加费用和运费按全额收取，税额按折后金额计算。该行保留其标价单价，发票及其 PDF 都在单价旁显示折扣。

### 总账科目行

在采购发票上使用**总账科目**行，可将一笔费用连同描述直接记入某个总账科目。它适合没有物料支撑的费用，如运费或手续费。销售发票不提供此行类型。

### 固定资产行

**固定资产**行在两侧都可使用。在销售发票上，它为已资本化的资产开票。在采购发票上，它在行表单的**“资产”**标签页中输入，用于购入资产，或为仍在建的资产增加成本。

### 租赁行

你不会自己添加**租赁**行。[租赁协议](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/rental-agreements.md)开票时，会为每个计费期间或费用写入一行，不带物料，这些行过账到租赁科目而非销售科目。如何过账取决于被租单元如何处理：

| 单元被视为 | 租金 | 购买选择权 | 费用 |
| - | - | - | - |
| 租赁 | 过账到合同资产和递延收入；收入确认运行在其期间内释放它 | — | 租赁收入 |
| 销售 | 贷记租赁净投资 | 贷记租赁净投资，并结清该单元剩余的净投资：不足部分计入销货成本，超出部分计入租赁收入 | 租赁收入 |

提前归还的租赁贷项会起草为贷项备忘录，而不是发票行。过账该备忘录会减少递延收入，并减少已确认部分的租赁收入。

## 过账

过账将发票写入总账。销售发票借记应收款、贷记销售；采购发票贷记应付款、借记库存或 WIP。过账还会记录过账日期，并增加关联订单行上的已开票数量。

HEADS UP

**过账不等于付款**

已过账的发票落在**已提交**或**未结**，绝不会是**已付款**；结清是单独的步骤。你也不能删除已过账的发票。要撤销它，请将其**作废**：Alforse 会写入冲销分录，使历史保持完整。

## 结清发票

通过将另一张已过账的单据应用到发票上来结清已过账的发票。每次应用就是一次**发票结算**：该单据与发票之间按指定金额建立的链接。有两类单据可以结清发票。

### 付款

**付款**移动现金，有两个方向：

* **收款**（Receipt）是来自客户的资金流入，结清销售发票。
* **付款支出**（Disbursement）是向供应商的资金流出，结清采购发票。

付款带有银行账户、日期、币种和总额，并像发票一样沿**草稿 → 已过账 → 已作废**流转。处于**草稿**时，你选择它应用于哪些发票，以及每张分配多少。过账会记入现金（银行对应应收款或应付款控制科目）并冻结这些应用。

### 贷项和借项备忘录

**贷项或借项备忘录**不移动现金即可结清。它包含一个交易方、一个金额和一个原因，其对方科目是总账原因科目而非银行。

| 备忘录 | 客户侧 | 供应商侧 |
| - | - | - |
| **贷项** | 减少客户所欠金额（退货或折让） | 增加你欠供应商的金额 |
| **借项** | 与贷项相反 | 与贷项相反 |

备忘录恰好属于一个交易方，要么是客户，要么是供应商。它也沿**草稿 → 已过账 → 已作废**流转。过账一张应用于客户发票的贷项，会使该发票变为**已开具贷项通知单**；供应商发票则变为**已开具借项通知单**。

### 三个结算金额

NOTE

**已应用、折扣和核销**

发票结算带有三个金额。**已应用**是减少余额的现金或贷项。**折扣**是你给予的提前付款折扣。**核销**是你免除并计入核销科目的小额余数。至少有一项必须为正，而来自备忘录的结算只能带有已应用金额，因为折扣和核销属于现金付款。

### 如果付款多付了怎么办？

每笔结算以发票的未结余额为上限，因此你无法对任何一张发票应用超过其待收金额的数额。然而，付款的现金总额可以大于它所应用的全部金额。超出部分作为未应用贷项留在交易方的账户上，你可以将其应用到以后的发票。

反过来也行：**现金为零**的付款，只把交易方现有的已过账贷项应用到未结发票。应用的贷项超过交易方所持有的数额时会报错。

### 作废与零头

作废是冲销单据而非抹去它。作废已过账的付款或备忘录会写入镜像凭证，并将单据转为**已作废**。

* 有付款应用于发票时，你不能作废该发票。请先冲销或取消应用这些付款。
* 付款过账后，你不能编辑其应用。要改变已过账付款的落点，请将其作废并重新录入。

GOOD TO KNOW

**不足一分的余额视为已付清**

当结算后未结金额不足一分（币种无法表示的金额）时，Alforse 将该发票视为完全**已付款**，并显示零余额。发票不会因为不到一分钱的零头而永远保持未结。

## 故障排除

### "Invoice has recognized revenue; reverse its revenue recognition run first"（发票已确认收入；请先冲销其收入确认运行）

**原因：**你正在作废一张销售发票，而收入确认运行已经释放了其递延收入。
**解决方法：**冲销该运行，然后作废发票。

### "Can only void posted purchase invoices"（只能作废已过账的采购发票）

**原因：**发票尚未过账，只有已过账的发票才能作废。
**解决方法：**改为编辑或删除草稿发票。

### "This purchase invoice is already voided."（此采购发票已作废。）

**原因：**发票早已被冲销。无需进一步处理。

### "Cannot void a purchase invoice with payments applied. Reverse the payment first."（有付款应用的采购发票无法作废。请先冲销付款。）

**原因：**仍有付款结算在该发票上。
**解决方法：**冲销或取消应用每笔付款，然后作废发票。

### "Cannot delete purchase invoice with status … Only Draft invoices can be deleted."（无法删除状态为…的采购发票。只能删除草稿发票。）

**原因：**数据库保护机制阻止删除任何已离开草稿状态的发票。销售发票显示相同的措辞。
**解决方法：**作废已过账的发票；Alforse 会写入冲销分录。

### "Cannot modify a confirmed purchase invoice." / "Cannot modify a locked sales invoice. Reopen it first."（无法修改已确认的采购发票。/ 无法修改已锁定的销售发票。请先重新打开。）

**原因：**发票一离开草稿就会锁定，因此已过账的数字无法原地编辑。
**解决方法：**作废该发票并重新开具，或为差额开具贷项或借项备忘录。

### "Applications can only be edited while the payment is Draft"（只有付款处于草稿时才能编辑应用）

**原因：**付款已过账，其应用被冻结。
**解决方法：**冲销该付款，并用你想要的应用重新录入。

### "A receipt can only be applied to sales invoices" / "A disbursement can only be applied to purchase invoices"（收款只能应用于销售发票 / 付款支出只能应用于采购发票）

**原因：**付款方向与发票不符。收款结清销售发票；付款支出结清采购发票。
**解决方法：**检查付款类型，并将其应用到匹配的发票一侧。

### "A payment can only be applied to its own customer's invoices"（付款只能应用于其自身客户的发票）

**原因：**发票属于与该付款不同的客户。供应商侧的同类提示表示供应商不同。
**解决方法：**仅将付款应用于同一交易方的发票。

### "Only posted credits can be applied"（只能应用已过账的贷项）

**原因：**贷项备忘录仍是草稿，或已被作废。
**解决方法：**过账该贷项备忘录，然后再应用。

## 相关内容

**销售订单**

销售发票所开票的订单。

[Open](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/sales-orders.md)

**采购订单**

采购发票逐行核对的订单。

[Open](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/purchase-orders.md)

**付款**

结清发票的收款、付款支出和备忘录。

[Open](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/payments.md)

**会计**

已过账发票的账簿分录所在之处。

[Open](https://docs.alforse.com/zh/docs/reference/accounting.md)


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