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# 供應商報價

> 記錄每家供應商針對你的 RFQ 的價格、前置時間與運費，讓供應商透過私人連結回覆，並將勝出的報價轉成採購單。

**供應商報價**保存單一供應商回應採購 RFQ的價格、前置時間與運費。採購人員用它來比較供應商，並將最佳報價轉成採購單。請不要與銷售報價混淆，後者是貴公司寄給客戶的。

## 概念

### 每家供應商一份報價

供應商報價一定屬於恰好一家供應商。如果你把 RFQ 寄給五家供應商，會收到五份報價，而不是一份有五欄的報價。並排比較是另一個檢視，它橫跨這些同級報價讀取資料。

### 供應商互動

每份報價都歸屬於一個**供應商互動**：連結該供應商的 RFQ、報價以及任何後續採購單的記錄。開啟它即可在同一處追蹤與該供應商的整個往來。

### 報價從哪裡來

| 來源 | 如何開始 |
| - | - |
| RFQ | 你把採購 RFQ 寄給數家供應商；每個回覆成為同一請求下的獨立報價。 |
| 直接輸入 | 你已經有價格，不經 RFQ 直接記錄。 |

### RFQ 電子郵件包含什麼

供應商會收到附加在 RFQ 及其各行的每個檔案，以及每個零件的原始 CAD 檔（你上傳或從 CAD 工具推送的那個）。只要郵件不超過 25 MB，Alforse 就直接附上模型。會使它超過上限的檔案，則改以下載連結送達，有效期限 7 天。

## 明細行與數量級距

每一行為一個品項定價，或為非庫存支出的總帳科目定價。因為你通常想要多個數量下的價格，一行會保存一份數量清單，每個數量各有自己的價格列。這些列合起來構成數量級距表。

| 欄位 | 內容 | 備註 |
| - | - | - |
| **品項** | 你要買的東西：零件、物料、工具、耗材或服務 | 對於背後沒有庫存品項的支出，請改用 `G/L Account` 行。 |
| **數量** | 要定價的數量清單 | 清單中的每個數量都有自己的價格列。 |
| **單價** | 供應商在該數量下一個單位的價格 | 以供應商的貨幣輸入；基準貨幣的 `unitPrice` 由匯率推導。 |
| **前置時間** | 在該數量下的交貨天數 | |
| **運費** | 在該數量下每單位的運費 | 同樣以供應商的貨幣。 |
| **換算係數** | 每個採購單位對應的庫存單位數 | 當供應商使用與你庫存不同的單位銷售時需要。 |

NOTE

**請輸入供應商自己的貨幣**

請按報價原樣，以供應商的貨幣輸入單價、運費與延伸金額。在幕後，Alforse 會依報價的匯率計算每個數字的基準貨幣副本，因此比較與最終的採購單都以你自己的貨幣呈現。編輯標題的匯率，所有價格列都會跟著更新。

## 狀態

報價只有在**「草稿」**時才能編輯。完成它會移到**「啟用中」**，這是比較與轉換所讀取的狀態。

<details>
  <summary>**草稿**</summary>

  進行中。行、價格與日期只能在此狀態變更。
</details>

<details open>
  <summary>**啟用中**</summary>

  已定案且唯讀。比較檢視與**轉為訂單**都以此為依據。
</details>

<details>
  <summary>**已過期**</summary>

  到期日已過；請勿依這些價格購買。
</details>

<details>
  <summary>**已婉拒**</summary>

  供應商拒絕了。
</details>

<details>
  <summary>**已取消**</summary>

  你在尚無結果前就撤回了。
</details>

HEADS UP

**除了草稿以外，所有狀態都已鎖定**

如果供應商在你定案後修改價格，請記錄在新的報價上。保持舊報價不變，可保留比較的歷程。

## 透過供應商的連結收集價格

你寄出報價時，供應商會收到附有私人連結的電子郵件。他們不需要 Alforse 登入。

### 供應商開啟連結

每次造訪都會更新連結的最近存取時間，所以你可以看到供應商是否已開啟。

### 供應商輸入價格

針對他們選擇定價的每個數量，他們輸入**單價**、以天為單位的**前置時間**、**運費**與**稅**。他們可以為每一行加上備註。

### 供應商送出或婉拒

當每個選定的行都同時有價格與前置時間時，\*\*「送出報價（Submit Quote）」**即可使用；他們接著輸入姓名與電子郵件並送出。或者，**「婉拒報價（Decline Quote）」\*\*會拒絕該報價，可附選填的原因。

兩個動作都只在報價為**「草稿」**時有效。送出或婉拒之後，頁面為唯讀，超過到期日的草稿則顯示為已過期。

HEADS UP

**請像對待密碼一樣對待連結**

任何擁有 URL 的人都可以開啟該頁面。請只寄給正確的供應商聯絡人，絕不要公開張貼在任何地方。

## 將報價轉成採購單

### 選擇要買什麼

在勝出的報價上，選取\*\*「轉為訂單（Convert to Order）」\*\*，然後選出各行及每一行的數量級距。

### 檢閱新訂單

Alforse 會為該供應商建立採購單，帶入品項行、供應商的聯絡人與地點，以及匯率。如果報價來自 RFQ，訂單會連結回它。

### 轉換會更新供應商零件上的什麼

轉換也會讓 Alforse 學到供應商的價格。每個轉換過的行，都會把其數量級距複製到該供應商針對該品項的 `supplierPart` 記錄上，來源為 `Purchase Order`，最佳級距則成為該記錄的主要單價。該品項與供應商的下一張採購單就從這些數字開始。

NOTE

**價格依報價原樣儲存**

儲存的價格是每採購單位，並以報價的貨幣表示。有一個例外：已有不同貨幣的供應商零件會保留該貨幣，報價的價格會被換算成該貨幣。之後的訂單會依建立當日的匯率，將儲存的價格換算成自己的貨幣。

訂單接下來會發生什麼，請見[採購單](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/purchase-orders.md)。

## 權限

| 動作 | 需要 |
| - | - |
| 完成或寄出 | 採購更新權限，且至少有一行。報價為 `Active` 後無法寄出。 |
| 刪除 | 採購刪除權限、仍為草稿的報價，以及員工登入。 |

## 疑難排解

### "Expiration date must be today or after"（到期日必須是今天或之後）

**原因：**到期日在過去。
**解決方法：**將它設為今天或之後的日期。

### "Supplier contact is required for email"（電子郵件需要供應商聯絡人）

**原因：**你在通知方式設為 `Email` 但沒有選擇供應商聯絡人的情況下完成報價。
**解決方法：**選擇供應商聯絡人，或更改通知方式。

### "Cannot convert to order: supplier is not approved (Active)"（無法轉為訂單：供應商未核准（啟用中））

**原因：**貴公司要求供應商核准，而此供應商的狀態不是 `Active`。
**解決方法：**將該供應商設為啟用中以核准；在那之前，**轉為訂單**會一直被封鎖。

### "Failed to convert quote to order"（無法將報價轉為訂單）

**原因：**轉換失敗，通常是因為找不到報價或其行，或供應商缺少付款或出貨記錄。
**解決方法：**確認報價有行，且已設定供應商的付款與出貨條款，然後再試一次。

### 報價或其行無法編輯

**原因：**狀態不是 `Draft`。`Active`、`Expired`、`Declined` 與 `Cancelled` 都已鎖定。
**解決方法：**將修訂後的價格記錄在新的報價上。

### 完成或寄出呈灰色

**原因：**你缺少採購更新權限、報價沒有行，或（對於寄出）報價已經是 `Active`。
**解決方法：**新增一行，或向管理員索取權限。請見[權限](#permissions)。

### 供應商無法按「送出報價」

**原因：**某個選定的行缺少單價或大於零的前置時間，或報價已不是 `Draft`。
**解決方法：**供應商完成每個選定的行。報價一旦送出或婉拒，頁面就維持唯讀。

### 連結顯示「expired or is no longer valid」

**原因：**報價是 `Draft` 但已超過其 `expirationDate`，因此無法再送出。
**解決方法：**以較晚的到期日寄出新的請求。


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