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# RMA

> 授權客戶退貨、接收貨品、決定其處置方式，並開立貸項通知單或替換訂單，每一步都是可追溯的獨立步驟。

**退貨授權（RMA，return merchandise authorization）**載明客戶可以退回哪些貨品、多少數量，最好能連結到其來源的銷售。業務與客服人員建立它；倉庫依它收貨；品質決定物料的去向；財務開立貸項。其中每一步都是與 RMA 連結的獨立、可稽核的事件。

Alforse screenshot**RMA 詳細資料，含退貨行、已收數量、退貨原因與處置**

授權與實際退貨在同一筆記錄上追蹤。

## RMA 如何運作

RMA 區分了四件容易混為一談的事：

| 步驟 | 發生的事 | 對庫存與會計的影響 |
| - | - | - |
| **授權** | 你建立 RMA 並確認它。 | 無。 |
| **收貨** | 你選取**收貨**並將產生的收貨過帳。 | 庫存、成本與該行的已收數量改變。 |
| **處置** | 你決定如何處理退回的物料。 | 取決於處置方式。 |
| **貸項或替換** | 你開立貸項通知單、建立替換訂單，或兩者皆做。 | 由通知單或新訂單處理。 |

因為這些步驟彼此獨立，你可以先收貨，稍後再處理商務上的結果。

NOTE

RMA 是授權，不是收貨。在退貨收貨過帳之前，庫存、成本或已收計數器都不會動。

## 建立 RMA

### 從原始出貨新增行

當你知道貨品來自哪次交貨時，請從已過帳的出貨新增行。Alforse 會列出所選客戶仍有可退數量的出貨行。

以此方式新增的行會保留它與銷售訂單、出貨和發票的連結。你確認時，Alforse 會檢查該來源行上所有有效 RMA 的數量合計未超過當初出貨的數量。

### 手動新增行

對於無單退貨，也就是原始文件無法取得時，請選擇**手動新增**。手動行不會對照任何來源文件的上限檢查，所以請在確認前核對品項與數量。

### 標題欄位

FieldType

<details>
  <summary>**RMA ID**</summary>

  退貨的可讀編號。如果你沒有輸入，會使用 `RMA` 序列的下一個值。
</details>

<details>
  <summary>**客戶**required`reference`</summary>

  誰在退貨。
</details>

<details>
  <summary>**銷售訂單**`reference`</summary>

  退貨所依據的訂單，如果你想連結它。
</details>

<details>
  <summary>**客戶參考編號**</summary>

  客戶為這個案件使用的任何編號：工單、索賠，或他們自己的授權。
</details>

<details>
  <summary>**客戶聯絡人／地點**`reference`</summary>

  你在客戶端的對口，以及涉及客戶的哪個地址。
</details>

<details>
  <summary>**訂單日期**required`date`</summary>

  退貨獲授權的日期。
</details>

<details>
  <summary>**到期日**`date`</summary>

  顯示為授權失效的日期。這僅供參考：之後仍會接受收貨。
</details>

<details>
  <summary>**退貨地點**`reference`</summary>

  貨品退回到你的哪個地點。
</details>

<details>
  <summary>**幣別**</summary>

  用來為貸項估價的貨幣。
</details>

<details>
  <summary>**受指派人**`reference`</summary>

  負責將退貨處理到底的員工。
</details>

### 行欄位

FieldType

<details>
  <summary>**品項**`reference`</summary>

  客戶退回的品項。
</details>

<details>
  <summary>**退貨數量**`number`</summary>

  客戶可以退回的數量。
</details>

<details>
  <summary>**單價**`number`</summary>

  用來計算貸項的每單位售價。與庫存的存貨成本無關。
</details>

<details>
  <summary>**重新入庫費百分比**`number`</summary>

  從這一行的貸項總額中扣留的百分比。
</details>

<details>
  <summary>**退貨原因**`reference`</summary>

  貴公司定義的原因，例如瑕疵、保固或運送中損壞。
</details>

<details>
  <summary>**處置**`enum`</summary>

  如何處理收到的物料：*待處理*、*維修*、*退還客戶*、*重工*、*報廢*或*依現況使用*。
</details>

<details>
  <summary>**已收**</summary>

  已過帳收貨上已到達的數量，相對於授權的數量。
</details>

### 確認 RMA

確認會鎖定行的結構：品項、數量、單位、價格、重新入庫費與來源連結都不能再改變。要編輯它們，請重新開啟 RMA。RMA 開啟期間，**退貨原因**與**處置**仍可編輯，因為它們是營運上的控制項。

## 接收退回的貨品

1. 在 RMA 上選取**收貨**。Alforse 會建立一張僅包含尚未到貨數量的草稿收貨。
2. 對於追蹤品項，記錄實際到達的身分（請見[追蹤品項](#tracked-items)）。
3. 將收貨過帳。每一行的已收數量隨之增加。

每個 RMA 只能存在一張草稿收貨。再次選取**收貨**會重新開啟該收貨，而不是建立第二張。

### 追蹤品項

對於序號或批次追蹤的品項，請在收貨上選擇實際到達的序號或批號。RMA 行不會預先保留預期的身分。Alforse 會建議曾被出貨給同一客戶並已過帳而消耗的身分；對於無單退貨，請使用一般的序號或批號輸入。

收貨過帳會讓退回的追蹤庫存進入**暫停**，直到處置將它放行。

## 狀態

<details>
  <summary>**草稿**</summary>

  準備中；行仍可自由新增與變更。
</details>

<details open>
  <summary>**待收貨**</summary>

  已授權並等待中：仍有某一行預期有貨品到達。
</details>

<details>
  <summary>**已完成**</summary>

  不再預期任何東西：每一行不是已全數收貨，就是以**停止收貨**停止。
</details>

<details>
  <summary>**已取消**</summary>

  已撤回，沒有任何針對它記錄的退貨。
</details>

### 什麼會改變狀態

只有收貨會改變狀態：

* 將收貨過帳會增加行的已收數量；作廢該收貨則將它沖銷。
* **停止收貨**會短交結案一行，使其剩餘數量不再被預期。
* **恢復收貨**使該剩餘數量再次被預期。

沒有手動的完成動作。開立貸項、設定處置、建立替換品或將貨品出貨退回，都不會使 RMA 完成。

## 處置

處置決定退回的追蹤庫存在以暫停狀態收到後會發生什麼：

| 處置 | 結果 |
| - | - |
| **依現況使用** | 將暫停的追蹤庫存放行為可用。 |
| **報廢** | 開啟一筆連結的品質問題；結案該問題即執行物料處置。 |
| **重工** | 開啟一筆連結的品質問題。結案時目前會放行追蹤庫存；不會建立生產工單。 |
| **退還客戶** | 使已收數量符合無收入出貨退還給客戶的資格。 |

HEADS UP

**請在最後一個單位到貨之前設定處置**

已全數收貨的 RMA 會立即變成已完成。可以的話，請在 RMA 仍開啟時設定預期的處置，特別是單行的退貨。

## 貸項與替換

### 開立貸項

**開立貸項**會為尚未被其他未作廢通知單涵蓋的已收數量，建立一張草稿的客戶貸項通知單。金額為數量 × 單價，再減去重新入庫費。

通知單只是草稿。過帳、套用到發票以及退還現金，都在一般的通知單與核銷流程中進行。

### 建立替換品

**建立替換品**會建立一張獨立的草稿銷售訂單。它以完整退貨數量複製每條授權的 RMA 行，並以目前價格定價。如果替換品應免費或採保固定價，請在確認前調整新訂單。出貨替換品對 RMA 的完成沒有影響。

## 疑難排解

| 訊息或症狀 | 原因 | 解決方法 |
| - | - | - |
| "Cannot confirm a return order with no lines"（無法確認沒有行的退貨單） | RMA 沒有行。 | 至少新增一行，然後確認。 |
| "Line …: cannot authorize … — only … remains returnable for the linked document line"（行……：無法授權……——連結的文件行僅剩……可退） | 另一個有效的 RMA 已保留部分來源數量，或數量超過出貨的量。 | 減少該行、取消相互競爭的 RMA，或選擇正確的來源行。 |
| "Cannot reopen: quantity has already been received. Void the receipt first."（無法重新開啟：已收到數量。請先作廢收貨。） | 已過帳的收貨仍持有退回的數量。 | 作廢收貨，然後將 RMA 重新開啟為草稿。 |
| "Cannot cancel: a receipt exists for this return order. Delete or void it first."（無法取消：此退貨單存在收貨。請先刪除或作廢。） | 收貨（即使是草稿）會阻擋取消。 | 刪除草稿收貨或作廢已過帳的收貨，然後取消。 |
| "Configure at least one Issue Type and a location to escalate this line to an Issue"（請至少設定一個問題類型與一個地點，才能將此行升級為問題） | 報廢與重工需要品質問題類型，以及退貨地點或使用者預設地點。 | 設定兩者，然後重新選擇處置。 |
| 到期日之後仍可收貨 | **到期日**僅供參考。 | 不需修正；如果在意到期，請手動追蹤。 |

## 相關內容

**銷售訂單**

原始銷售，以及 RMA 可連結的行所在之處。

[Open](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/sales-orders.md)

**收貨**

收貨過帳才會讓退回的貨品進入庫存。

[Open](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/receipts.md)

**問題**

報廢與重工處置透過品質問題完成。

[Open](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/issues.md)

**發票與貸項通知單**

過帳 RMA 所建立的貸項通知單，並對發票核銷。

[Open](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/invoices.md)


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