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# 採購單

> 承諾向供應商採購，然後逐行收貨並比對供應商發票，直到訂單完成。

**採購單**是公司承諾向供應商購買貨品或服務。採購人員可從頭建立，或由供應商報價建立；倉庫隨後針對其各行記錄收貨，應付帳款則記錄供應商發票。

## 如何追蹤收貨與開立發票

每一行保有兩個獨立的計數器，一個是已收數量，一個是已開發票數量。兩者都滿足時，該行才會關閉。因為計數器是分開的，貨品可以先於帳單到達，帳單也可以先於貨品，彼此不會阻擋。

## 訂單類型

| 類型 | 用途 |
| - | - |
| **採購** | 一般採購。 |
| **委外加工** | 把零件送給廠商進行生產步驟。每一行都連結到工單工序。 |

退回給供應商的貨品不是採購單類型；它們記錄為[供應商退貨](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/supplier-returns.md)。

## 明細行

### 行類型

行可以是**零件**、**服務**、**物料**、**工具**、**耗材**、**總帳科目**或**備註**行。只有品項行具有可收貨的數量；總帳科目與備註行無法收貨。

### 行上的數量

| 欄位 | 型別 | 意義 |
| - | - | - |
| **品項** | 參照 | 你要買的東西。 |
| **採購數量（Purchase quantity）** | 數字 | 訂購的數量。 |
| **已收數量（Quantity received）** | 數字 | 目前已收的量。剩下的是 `quantity to receive`。 |
| **已開發票數量（Quantity invoiced）** | 數字 | 目前已開發票的量。剩下的是 `quantity to invoice`。 |
| **換算係數** | 數字 | 把供應商的採購單位換算為你的庫存單位。 |

## 處理採購單

### 完成

**完成（Finalize）**會把訂單送出。只有在以下情況才可使用：

* 訂單處於**草稿**或**已計畫**，
* 至少有一行，且
* 供應商已核准。未核准的供應商會以**未核准供應商**徽章標示。

確認訊息說明，完成會影響用於計算供給與需求的在途數量。如果可使用電子郵件，請選擇**傳送方式****電子郵件**，將訂單寄給供應商聯絡人，可附選填的**副本**收件者與附件，或選擇**無**，完成但不寄出。

**完成**旁的箭頭提供**標記為已規劃**，它會把草稿訂單移到已計畫，而不完成它。

### 完成之後

訂單標題隨後提供後續文件：

| 動作 | 建立 |
| - | - |
| **收貨** | 針對已到貨的貨品建立收貨單（[收貨](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/receipts.md)）。 |
| **發票** | 針對該訂單建立供應商發票。 |
| **出貨** | 對於委外加工訂單，建立送給廠商的零件出貨。 |

### 變更或結束訂單

這些動作位於訂單的選單中：

| 動作 | 效果 |
| - | - |
| **重新開啟** | 將訂單退回草稿，讓你可以變更。 |
| **建立採購單修訂版** | 將訂單重新開啟，作為下一個修訂版編輯。已寄給供應商的文件維持原樣，直到你再次完成並寄出訂單。 |
| **取消訂單** | 在你確認後關閉訂單。 |
| **刪除採購單** | 永久刪除訂單。訂單被鎖定後即無法使用。 |

## 狀態

你從不自行設定狀態：Alforse 從訂單各行的狀態推導出來。

| 狀態 | 意義 |
| - | - |
| **草稿** | 準備中。 |
| **已計畫** | 由規劃建議。 |
| **待審查（To Review）** | 由規劃建議的訂單，必須在寄出前審查。 |
| **待核准（Needs Approval）** | 因金額而等待簽核。如果簽核被拒絕，訂單會變成*已拒絕*。 |
| **待收貨與開立發票（To Receive and Invoice）** | 已確認，尚未收貨或開立任何發票。 |
| **待收貨** | 已全額開立發票；貨品仍待到貨。 |
| **待開立發票（To Invoice）** | 已全數收貨；發票仍待開立。 |
| **已完成** | 已全數收貨且已全額開立發票。 |
| **已關閉** | 已結束。 |
| **已拒絕** | 簽核被否決。 |

NOTE

**大額訂單需要簽核**

達到或超過貴公司所設金額的訂單會進入**待核准**，在核准之前無法寄出。請見[核准](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/approvals.md)。

## 相關內容

**收貨**

記錄針對採購單收到的貨品。

[Open](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/receipts.md)

**核准**

達到或超過設定金額的訂單的簽核步驟。

[Open](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/approvals.md)

**供應商退貨**

把已收貨品退回給供應商。

[Open](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/supplier-returns.md)


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