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# 付款

> 記錄收入與支出的現金，用貸項與借項通知單調整餘額，將兩者套用到未結發票，並了解各自過帳到總帳的內容。

付款與通知單是應收帳款與應付帳款團隊用來結清未結餘額的交易。**收款**（Receipt）帶進現金，**付款支出**（Disbursement）送出現金，**貸項或借項通知單**則在不動用任何現金的情況下改變某一方所欠的金額。每一種都是有自己生命週期的獨立文件，並透過[發票結算](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/invoices.md#settling-an-invoice)來結清發票；[發票](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/invoices.md)頁面則從發票的角度說明同一個流程。

NOTE

**已付款是結果，不是欄位**

你不會把發票標記為已付款。你建立一筆付款、暫存它要套用到哪些發票，然後過帳。發票之所以顯示**已付款**，是因為已過帳的結算涵蓋了它。

## 文件類型一覽

| 文件 | 是否動用現金？ | 過帳對象 | 編號序列 |
| - | - | - | - |
| 收款 | 是，流入 | 銀行或現金科目 ↔ AR/AP 控制科目 | `PAY-YYYY-MM-` |
| 付款支出 | 是，流出 | 銀行或現金科目 ↔ AR/AP 控制科目 | `PAY-YYYY-MM-` |
| 貸項通知單 | 否 | 原因科目 ↔ AR/AP 控制科目 | `CR-YYYY-MM-` |
| 借項通知單 | 否 | 原因科目 ↔ AR/AP 控制科目 | `DR-YYYY-MM-` |

付款依公司個別編號。

## 付款

### 付款記錄的內容

一筆付款有交易對象、銀行或現金科目、日期、幣別與其匯率，以及總額。

| 欄位 | 意義 |
| - | - |
| `paymentType` | 款項是流入（**收款**，AR）還是流出（**付款支出**，AP）。 |
| `customerId` / `supplierId` / `employeeId` | 唯一的交易對象。收款通常是客戶，付款支出通常是供應商；退款則相反。 |
| `bankAccount` | 現金經過的總帳科目，在表單上標示為**銀行／現金帳戶**。 |
| `totalAmount` | 現金金額。**可以為零**；請參閱[純抵用信用](#on-account-credit-and-overpayment)。 |
| `currencyCode`, `exchangeRate` | 付款幣別及其對基準貨幣的匯率。 |
| `reference`, `memo` | 你自己的參考編號與自由文字備註。 |

### 每筆付款一個對象

一筆付款剛好指定一個交易對象：客戶、供應商或員工。員工收款人僅用於結清報銷。

### 方向與對象互相獨立

方向（流入或流出）與對象類型刻意分開，這正是退款得以成立的原因：

* 對*客戶*的**付款支出**，是退還 AR 信用。
* 來自*供應商*的**收款**，是退還 AP 借項。

## 貸項與借項通知單

### 什麼是通知單

**通知單**看起來像付款，但不動用現金。它不帶銀行科目，而是帶一個**原因**總帳科目。它是獨立的文件，不是發票明細，且只屬於一個交易對象。

### 方向與效果

通知單的 `direction` 表示它是貸記還是借記對象的控制科目：

| 對象 | 方向 | 效果 | 典型用途 |
| - | - | - | - |
| 客戶 | **貸方** | AR 減少 | 退貨或折讓 |
| 客戶 | **借方** | AR 增加 | 額外收費 |
| 供應商 | **借方** | AP 減少 | 供應商欠你的一筆信用 |
| 供應商 | **貸方** | AP 增加 | 你多欠的一筆金額 |

### 原因科目如何選定

通知單表單沒有原因科目欄位。過帳時，Alforse 會依對象與方向，從公司的科目預設值挑選科目，並蓋印在通知單上作為稽核軌跡：

| 通知單 | 原因科目 |
| - | - |
| 客戶貸項 | 銷售折扣科目 |
| 客戶借項 | 銷售科目 |
| 供應商借項 | 供應商沖銷科目 |
| 供應商貸項 | 服務費科目 |

方向只決定控制科目與原因科目分別落在分錄的哪一側。

## 結算列

每當現金或通知單被套用到未結項目時，Alforse 會寫入一筆**發票結算**列，將單一**來源**與單一**目標**配對。

| 欄位 | 種類 | 內容 |
| - | - | - |
| 來源 | 付款 XOR 通知單 | 出資的文件。設定 `paymentId`（現金）或 `memoId`（通知單）其中之一；一列不能同時有兩者。 |
| `sourcePaymentId` | 付款 | 僅當*較早*過帳的付款的預收信用為該列出資時才填入；當套用付款本身的現金出資時為 `NULL`。無論哪一種，`paymentId` 都是擁有該列並可作廢它的付款，因此由信用出資的列一定附屬於現金付款，絕不屬於通知單。 |
| 目標 | 三擇一 | 被結清的未結項目：銷售發票、採購發票或通知單。會增加餘額的通知單也是未結項目，因此可以作為目標。 |
| `sourceAmount` | 金額 | 該列從其出資來源取走多少本金，以**該來源的文件幣別**表示，並與 `appliedAmount` 分開記錄。 |
| `appliedAmount` | 金額 | 該列從目標扣除多少本金，以**公司基準貨幣**表示。 |
| `discountAmount` | 金額 | 給予的提早付款折扣，以**基準貨幣**表示。**只允許用於現金付款**，絕不用於通知單出資的列。 |
| `writeOffAmount` | 金額 | 轉入沖銷科目而免收的剩餘餘額，以**基準貨幣**表示。同樣**只限現金付款**。 |
| `fxGainLossAmount` | 金額 | 這次套用所實現的匯兌收益（正值）或損失（負值），以**基準貨幣**表示。由伺服器在過帳時計算，絕不是手動輸入。 |
| `appliedDate` | 日期 | 套用的生效日期。 |

### 每一列都必須遵守的規則

* **必須有實際變動。**套用、折扣與沖銷合計必須大於零，或該列必須消耗正的 `sourceAmount`。
* **同一側。** AR 來源只結清 AR 目標，AP 來源只結清 AP 目標。收款會拒絕採購發票；付款支出會拒絕銷售發票。
* **同一對象。**一筆付款只結清其自身對象的發票。

### 結算何時生效

NOTE

**套用在其來源過帳時生效**

來源文件為草稿時，其結算只是暫存。它們在來源過帳時才生效。這也適用於透過付款套用的通知單信用：即使通知單已經過帳，該套用仍屬於付款，並且只在付款過帳後才算數，這能讓通知單信用與現金套用保持一致。

## 生命週期

付款與通知單遵循相同的生命週期。

<details>
  <summary>**草稿**</summary>

  可編輯：調整金額、對象或暫存的套用，或乾脆刪除。尚無任何分錄。
</details>

<details open>
  <summary>**已過帳**</summary>

  已入帳。其日記帳已存在，其套用已生效並鎖定；要重新套用，需先作廢再重新輸入。
</details>

<details>
  <summary>**已作廢**</summary>

  已由鏡像的沖回日記帳取消。該文件無法編輯或再次使用。
</details>

| 動作 | 可執行的狀態 | 原因 |
| - | - | - |
| 刪除 | 僅限**草稿** | 尚未過帳，所以沒有需要保留的東西。 |
| 作廢 | 僅限**已過帳** | 保留歷史；以沖回日記帳抵銷其效果。 |

## 過帳到總帳的內容

每次過帳都會啟用暫存的結算，並通常寫入一筆日記帳。總帳關閉時（請參閱[會計](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/accounting.md)），只有日記帳這一部分會被略過。

### 付款分錄

* 一側記入**銀行科目**，另一側記入 **AR 或 AP 控制科目**（客戶為應收帳款，供應商為應付帳款），每次套用各有一列。
* 每筆結算的折扣記入折扣科目，其沖銷記入沖銷科目。
* 已實現的匯兌差額**逐筆套用**計算：從出資來源釋放的帳面價值，減去目標上清除的基準貨幣本金。它以 `fxGainLossAmount` 儲存在該列上，日記帳則把所有列的**淨額**合併成一行，記入已實現匯兌損益科目。

### 通知單分錄

通知單過帳會產生兩條互相平衡的明細，一條記入**控制科目**，一條記入推導出的**原因科目**。之後，當減少餘額的通知單被套用到發票時，帳務不會變動，因為通知單與發票都屬於 AR 或 AP。也不會產生匯兌差額：信用只能套用到匯率相同的發票。

### 維度與作廢

Alforse 會為每筆付款與通知單的日記帳明細標上交易對象類型與交易對象本身的[維度](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/dimensions.md)，讓你可以按客戶或供應商報告 AR 與 AP。作廢絕不會編輯原始日記帳；它會新增一筆標記相同的沖回日記帳，因此依維度篩選的合計會回到零。[會計與總帳](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/accounting.md)頁面說明分錄最終落在哪裡。

## 預收信用與多付

### 每張發票的上限

你套用的金額**不能超過發票的未結餘額**。上限會計入該發票上所有已過帳的結算，無論來自現金或通知單。

### 現金與套用金額不一致時

一筆付款的**現金總額**不必等於它所套用的金額：

| 情況 | 會發生什麼事 |
| - | - |
| **多付**：現金超過套用金額 | 剩餘部分會以**預收信用**的形式留在對象的帳上，供日後的發票使用。 |
| **純抵用信用**：現金為零 | 該付款只是把對象現有的已過帳信用套用到未結發票。這就是 `totalAmount` 可以為零的原因。 |
| **套用金額超過現金** | 超出的部分會動用對象可用的預收信用：即其他同方向已過帳付款上未套用的淨現金。套用的信用超過現有信用時會被拒絕。 |

只有同方向的付款才計入可用信用。來自客戶的收款會留下信用；對該客戶的付款支出則會用掉信用。

### 客戶訂金

客戶的收款可以是客戶訂金：

1. 建立一筆**「客戶付款」**。
2. 在**「訂金對象」**下，選擇該客戶的某張未結銷售訂單，或一份草稿或生效中的[租賃協議](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/rental-agreements.md#deposits)。
3. 過帳。未套用的現金會記入**客戶預收款**，而不是預收信用。

訂金的行為與一般信用相同，但有一項限制：它只結清自己那份文件的發票，不能用於其他地方。退還訂金是一筆**「客戶退款」**，並在**「退還押金：」**中選擇文件。與**「訂金對象」**不同的是，只要文件上仍有訂金，這份清單就會包含已結案的文件。

Alforse screenshot**The Payment from Customer form, its Deposit for picker expanded to show that customer's open sales orders and rental agreements**

「訂金對象」清單只顯示你所選客戶的未結文件。

### 不足一分的餘數

GOOD TO KNOW

**零頭會被免除**

如果結算後剩下的未結金額不到一分（幣別無法表示的金額），發票會顯示完全**已付款**，而不是停在差零點幾分的狀態。

## AR / AP 工作台

使用**應收款**與**應付帳款**工作台，查看誰欠了什麼、已經欠多久。每一個都是帳齡樹狀圖：最上層列出交易對象及其當期與逾期區間，展開某個交易對象即可看到其未結發票、貸項通知單與借項通知單，以及尚未套用的預收信用。

內建的**總帳核對**會檢查明細帳是否與 AR 或 AP 控制科目相符，並醒目標示任何差異。兩個檢視中的數字只會在付款與通知單過帳時改變。

## 疑難排解

| 訊息 | 原因 | 解決方法 |
| - | - | - |
| "A receipt allocation exceeds the invoice outstanding amount."（收款分配超過發票的未結金額。）／"A paid sales invoice cannot receive another allocation."（已付款的銷售發票不能再接受分配。） | 這次套用會使發票結算過量，已計入所有已過帳的結算。 | 減少金額。 |
| "A receipt applies only to invoices in its own currency."（收款只適用於與其幣別相同的發票。） | 發票的幣別或匯率與收款不同。 | 只將收款套用到相同幣別的發票。 |
| "A memo application exceeds the credit remaining on the memo."（通知單套用金額超過通知單剩餘的信用。）／"A memo application exceeds the open item's balance."（通知單套用金額超過未結項目的餘額。） | 暫存的信用多於通知單剩餘的信用，或多於目標所欠的金額。 | 選擇信用足夠的通知單，或套用較少的金額。 |
| "A memo clears only its own customer's invoices."（通知單只能結清其自身客戶的發票。）／"A memo clears only its own supplier's invoices."（通知單只能結清其自身供應商的發票。）／"A customer memo does not clear a purchase invoice."（客戶通知單不能結清採購發票。） | 通知單的對象或方向與目標不符。 | 將它套用到同一側、屬於其自身對象的項目。 |
| "A memo and the open item it clears must share one currency and one exchange rate."（通知單與它所結清的未結項目必須使用同一幣別與同一匯率。） | 幣別或匯率不一致。 | 只套用匯率與發票相符的信用。 |
| "A memo that has been applied cannot be voided; release its applications first."（已套用的通知單不能作廢；請先釋放其套用。） | 通知單已套用到未結項目。 | 先作廢套用它的付款或結算，再作廢通知單。 |
| "A deposit names one sales order or rental agreement."（訂金需指定一張銷售訂單或租賃協議。）／"A customer deposit funds only invoices of its own sales order or rental agreement, and a deposit applies to nothing else."（客戶訂金只為其自身銷售訂單或租賃協議的發票出資，且不能套用到其他任何項目。） | 訂金綁定單一文件。 | 只將它套用到**訂金對象**所選文件的發票。 |

## 相關頁面

**發票**

付款與通知單所結清的未結項目，從發票的角度來看。

[Open](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/invoices.md)

**會計**

付款與通知單日記帳過帳所在的總帳。

[Open](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/accounting.md)

**客戶與供應商**

付款與通知單所針對的交易對象。

[Open](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/suppliers-and-customers.md)


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