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# 發票

> 銷售發票向客戶請款，採購發票記錄供應商帳單。每一種如何開立、其行可以包含什麼、過帳如何入帳，以及付款與通知單如何核銷。

發票是 Alforse 中的請款文件：**銷售發票**載明客戶欠你什麼，**採購發票**記錄你欠供應商什麼。財務與請款人員從訂單開立它們、過帳到總帳，再以獨立已過帳的付款或貸項或借項通知單核銷。

## 概觀

兩種發票類型互為鏡像。每一種都是由上游文件起草、將每一行連結回它所請款的訂單行、過帳到總帳，並由核銷而非編輯狀態來結清。

| | 銷售發票 | 採購發票 |
| - | - | - |
| 誰欠誰 | 客戶欠你 | 你欠供應商 |
| 開立自 | 銷售訂單、已過帳的出貨、合約或租賃合約 | 採購單 |
| 已過帳狀態 | **已提交（Submitted）** | **未結** |
| 核銷方式 | **收款**付款，或通知單 | **付款支出**付款，或通知單 |

## 它們從哪裡來

每張新發票都以**草稿**開啟，此時一切仍可編輯。從什麼起草，取決於哪一側。

### 銷售發票

你可以從銷售訂單開立銷售發票，依訂單請款；或從**已過帳的出貨**開立，依實際離開的貨品請款。當費用到期時，請款文件也會自動起草銷售發票：[合約](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/contracts.md)與[租賃合約](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/rental-agreements.md)都會這樣做。

### 採購發票

你從採購單開立採購發票。Alforse 只會帶入仍有數量待請款的行。

NOTE

**採購發票比對的是訂單行，不是收貨**

採購發票與收貨沒有直接連結，你可以在任何東西收貨之前就請款。兩份文件都指向同一條採購單行。你過帳發票時，Alforse 會沖銷該行上的已收貨未開發票應計項目，並把任何價差記入差異。

### 銷售發票上的送貨地點

銷售發票**運送**卡片上的**「送貨至」**欄位永遠是客戶的某個地點，絕不是帳單地址。其來源取決於發票是如何開立的：

| 開立自 | 「送貨至」取自 |
| - | - |
| 銷售訂單 | 訂單的交貨地點（直運出貨則為直運地點） |
| 合約 | 合約的**「送貨至」** |
| 租賃合約 | 合約的**「租賃地點」** |

發票 PDF 會將此地點印成送貨地址。[銷售規則](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/sales-rules.md)會對照它評估發票自己的各行。

## 狀態生命週期

兩種類型都從**草稿**開始，一離開草稿就變成唯讀。階段相符，不過有幾個狀態在兩側名稱不同。

| 階段 | 銷售發票 | 採購發票 |
| - | - | - |
| 起草中 | 草稿、待處理 | 草稿、待處理 |
| 已過帳，等待付款 | **已提交** | **未結** |
| 付款中 | 部分已付 → 已付款 | 部分已付 → 已付款 |
| 已沖回 | 已作廢 | 已作廢 |
| 已套用通知單 | 已開立貸項通知單 | 已開立借項通知單 |
| 已過到期日 | 逾期 | 逾期 |

**已提交**與**未結**意義相同：發票已在總帳上，等待款項。你從不需要手動設定**逾期**、**部分已付**或**已付款**。Alforse 由發票的核銷及其 `dateDue` 推導出來：超過該日期的未付發票顯示**逾期**，核銷涵蓋全部餘額者顯示**已付款**。

## 行類型

多數行類型會從品項填入其詳細資料。兩側支援的集合略有不同。

| 行類型 | 銷售發票 | 採購發票 |
| - | - | - |
| 零件、服務、物料、工具、耗材 | 是 | 是 |
| 備註（不收費的註記） | 是 | 是 |
| 固定資產 | 是 | 是 |
| 租賃（由租賃合約起草，唯讀） | 是 | — |
| 總帳科目（直接記到科目的費用） | — | 是 |

Alforse screenshot**採購發票的行表單，含品項、總帳科目與資產分頁，已選取資產分頁**

在採購發票上，行表單的分頁決定行類型：品項、總帳科目或固定資產。

### 銷售發票上的行折扣

銷售發票行可以帶有**「折扣（%）」**。折扣只適用於數量 × 單價；附加項目與運費照全額收取，稅則依折扣後的金額計算。該行保留其定價表單價，發票及其 PDF 都在旁邊顯示折扣。

### 總帳科目行

在採購發票上使用**總帳科目**行，可將成本連同說明直接記到總帳科目。它適合背後沒有品項的費用，例如運費或手續費。銷售發票不提供這種行類型。

### 固定資產行

**固定資產**行在兩側都可使用。在銷售發票上，它向資本化資產請款。在採購發票上，於行表單的**「資產」**分頁輸入，它購買資產，或為仍在建造中的資產增加成本。

### 租賃行

你絕不會自己新增**租賃**行。[租賃合約](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/rental-agreements.md)請款會為每個請款期間或費用寫入一行，不含品項，這些行過帳到租賃科目而不是銷售。它們如何過帳，取決於租出的單位如何處理：

| 單位視為 | 租金 | 購買選擇權 | 費用 |
| - | - | - | - |
| 租賃 | 過帳到合約資產與遞延收入；收入認列執行會在其期間內釋放它 | — | 租賃收入 |
| 銷售 | 貸記租賃淨投資 | 貸記租賃淨投資，並結清該單位剩餘的淨投資：不足的部分記入銷貨成本，超出的部分記入租賃收入 | 租賃收入 |

租賃提前退回的貸項會起草為貸項通知單，而不是發票行。過帳該通知單會減少遞延收入，並對已認列的任何部分減少租賃收入。

## 過帳

過帳會將發票寫入總帳。銷售發票借記應收款對銷售；採購發票貸記應付款對庫存或在製品。過帳也會記錄過帳日期，並提高連結的訂單行上的已請款數量。

HEADS UP

**過帳不會讓發票付款**

已過帳的發票會停在**已提交**或**未結**，絕不會是**已付款**；核銷是獨立的步驟。你也無法刪除已過帳的發票。要撤銷它，請將它**作廢**：Alforse 會寫入沖回分錄，使歷史保持完整。

## 核銷發票

你藉由把另一份已過帳的文件套用到已過帳的發票來核銷它。每次套用是一筆**發票核銷**：該文件與發票之間、帶有指定金額的連結。有兩種文件可以核銷發票。

### 付款

**付款**移動現金，有兩個方向：

* **收款**是客戶匯入的款項，核銷銷售發票。
* **付款支出**是匯給供應商的款項，核銷採購發票。

付款帶有銀行帳戶、日期、貨幣與總額，並像發票一樣依**草稿 → 已過帳 → 已作廢**流轉。在**草稿**期間，你選擇它套用到哪些發票，以及每張多少。過帳會記入現金（銀行對應收或應付控制科目）並凍結這些套用。

### 貸項與借項通知單

**貸項或借項通知單**在不移動現金的情況下核銷。它包含一個對象、一個金額與一個原因，其抵銷方是總帳的原因科目，而不是銀行。

| 通知單 | 客戶側 | 供應商側 |
| - | - | - |
| **貸項** | 降低客戶欠款（退貨或折讓） | 提高你欠供應商的金額 |
| **借項** | 貸項的相反 | 貸項的相反 |

通知單恰好屬於一個對象，不是客戶就是供應商。它同樣依**草稿 → 已過帳 → 已作廢**流轉。過帳套用到客戶發票的貸項會使該發票變成**已開立貸項通知單**；供應商發票則變成**已開立借項通知單**。

### 三種核銷金額

NOTE

**已套用、折扣與沖銷**

發票核銷帶有三個金額。**已套用**是降低餘額的現金或信用。**折扣**是你給予的提前付款折扣。\*\*沖銷（write-off）\*\*是你免除、記入沖銷科目的小額餘數。至少有一個必須為正，而來自通知單的核銷只能帶有已套用金額，因為折扣與沖銷屬於現金付款。

### 如果付款多付了怎麼辦？

每筆核銷都以發票的未結餘額為上限，所以你無法在任何單一發票上套用多於尚待收取的金額。然而，付款的現金總額可以大於它所套用的全部金額。超出的部分會作為未套用的信用留在對象的帳上，你可以將它套用到之後的發票。

反過來也行：**現金為零**的付款，僅將對象既有的已過帳信用套用到未結發票。套用的信用多於對象所持有的會失敗並出現錯誤。

### 作廢與零頭

作廢是沖回文件，而不是抹除它。作廢已過帳的付款或通知單會寫入鏡像日記帳，並將文件移到**已作廢**。

* 當發票上還有已套用的付款時，你無法將它作廢。請先沖回或取消套用那些付款。
* 付款過帳後，你無法編輯它的套用。要改變已過帳付款落在哪裡，請將它作廢並重新輸入。

GOOD TO KNOW

**不到一分錢的餘額視為已付款**

當核銷後剩下不到一分錢（貨幣無法表示的金額）時，Alforse 會將發票視為完全**已付款**並顯示零餘額。發票不會因為不到一分錢而永遠掛著。

## 疑難排解

### "Invoice has recognized revenue; reverse its revenue recognition run first"（發票已認列收入；請先沖回其收入認列執行）

**原因：**你正在作廢一張銷售發票，其遞延收入已被收入認列執行釋放。
**解決方法：**沖回該執行，然後將發票作廢。

### "Can only void posted purchase invoices"（只能作廢已過帳的採購發票）

**原因：**發票尚未過帳，而只有已過帳的發票可以作廢。
**解決方法：**改為編輯或刪除草稿發票。

### "This purchase invoice is already voided."（此採購發票已作廢。）

**原因：**發票先前已被沖回。不需要進一步處理。

### "Cannot void a purchase invoice with payments applied. Reverse the payment first."（無法作廢已套用付款的採購發票。請先沖回付款。）

**原因：**仍有付款核銷在發票上。
**解決方法：**沖回或取消套用每筆付款，然後將發票作廢。

### "Cannot delete purchase invoice with status … Only Draft invoices can be deleted."（無法刪除狀態為……的採購發票。只有草稿發票可以刪除。）

**原因：**資料庫防護阻止刪除任何已離開草稿的發票。銷售發票顯示相同的措辭。
**解決方法：**將已過帳的發票作廢；Alforse 會寫入沖回分錄。

### "Cannot modify a confirmed purchase invoice."（無法修改已確認的採購發票。）／"Cannot modify a locked sales invoice. Reopen it first."（無法修改已鎖定的銷售發票。請先重新開啟。）

**原因：**發票一離開草稿就鎖定，所以已過帳的數字無法就地編輯。
**解決方法：**將發票作廢並開立新的，或針對差額開立貸項或借項通知單。

### "Applications can only be edited while the payment is Draft"（付款為草稿時才能編輯套用）

**原因：**付款已過帳，這會凍結它的套用。
**解決方法：**沖回付款，並以你想要的套用重新輸入。

### "A receipt can only be applied to sales invoices"（收款只能套用到銷售發票）／"A disbursement can only be applied to purchase invoices"（付款支出只能套用到採購發票）

**原因：**付款方向與發票不符。收款核銷銷售發票；付款支出核銷採購發票。
**解決方法：**檢查付款的類型，並套用到相符的發票側。

### "A payment can only be applied to its own customer's invoices"（付款只能套用到其自己客戶的發票）

**原因：**發票屬於與付款不同的客戶。供應商側的變體則表示不同的供應商。
**解決方法：**只將付款套用到同一對象的發票。

### "Only posted credits can be applied"（只能套用已過帳的信用）

**原因：**貸項通知單仍是草稿，或已被作廢。
**解決方法：**過帳貸項通知單，然後套用它。

## 相關內容

**銷售訂單**

銷售發票所請款的訂單。

[Open](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/sales-orders.md)

**採購單**

採購發票逐行調節的訂單。

[Open](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/purchase-orders.md)

**付款**

核銷發票的收款、付款支出與通知單。

[Open](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/payments.md)

**會計**

已過帳發票的總帳分錄落在哪裡。

[Open](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/accounting.md)


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