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# 文件

> Alforse 中的公司檔案庫，涵蓋上傳、五種清單檢視、依群組的可見度、個人釘選與標籤、記錄附件，以及從 PDF 預填發票與 RFQ 表單的 AI 擷取。

文件總管是公司每個人尋找已上傳檔案的地方，無論檔案是獨立存在，還是屬於工單、採購單或 RFQ 等記錄。採購與業務人員也會透過 AI 擷取接觸到它，它會讀取供應商發票或客戶 RFQ 的 PDF，並替他們填好表單。

## 概觀

在側邊欄選取**文件**即可開啟總管；它從**所有文件**開始。檔案庫是扁平的，沒有資料夾。你改用檢視、搜尋、篩選，以及你自己的釘選與標籤來縮小範圍。

附加在記錄上的檔案會出現在兩個地方：該記錄上，以及總管中。因此無論從哪一側開始，你都能找到它。

## 尋找檔案

### 檢視

左側的分頁列可在五種檢視之間切換：

FieldType

<details>
  <summary>**所有文件**</summary>

  公司中你有權讀取的所有現用檔案。
</details>

<details>
  <summary>**我的文件**</summary>

  你自己上傳的檔案（`createdBy` = 你）。
</details>

<details>
  <summary>**最近**</summary>

  依最近活動排序，所以最近檢視、下載、加標籤或編輯的檔案在最上面。
</details>

<details>
  <summary>**已釘選**</summary>

  只有你釘選的檔案。
</details>

<details>
  <summary>**垃圾桶**</summary>

  移到垃圾桶的檔案，保留到有人還原或永久刪除為止。
</details>

### 欄位

已釘選的檔案列在最前面。對每個檔案，表格顯示：

| 欄位 | 來源 |
| - | - |
| 名稱 | 檔案名稱，可在文件屬性中編輯。 |
| 來源文件 | 檔案所附加的記錄（如果有）。選取它會開啟該記錄。 |
| 標籤 | 你的個人標籤。 |
| 大小 | 儲存的檔案大小。 |
| 類型 | 由副檔名推導出的十一種類別之一（見下文）。 |
| 副檔名 | 檔案名稱最後一個點之後的文字，所以一定與真實檔案相符。 |
| 建立／更新 | 誰建立或最後變更了檔案，以及何時。 |

Alforse 會在上傳時為你設定**類型**；你從不需要自己挑選。副檔名決定適用十一種類型中的哪一種：`Archive`、`Document`、`Presentation`、`PDF`、`Spreadsheet`、`Text`、`Image`、`Video`、`Audio`、`Model`（支援的 3D 格式）或 `Other`。

### 搜尋與篩選

搜尋框會比對檔案**名稱**或**說明**中任何位置的文字，不分大小寫。它不會查看檔案內容。可將它與檢視分頁，以及來源文件、標籤、類型、副檔名或建立者的篩選條件結合使用。

若要把清單帶到別處，請選取**下載 CSV**。匯出內容包含目前的結果，每筆附有簽署的下載連結。

## 上傳檔案

選取**上傳**並選擇檔案；接受所有檔案類型。瀏覽器會將它存入私人儲存空間的 `{companyId}/{random}.{ext}` 之下，Alforse 隨後建立一列文件資料，記錄路徑、名稱與大小。

每次上傳、下載、編輯、釘選與標籤變更都會記錄為活動交易。這些交易決定了**最近**檢視的順序。

## 用釘選與標籤整理

釘選與標籤是**個人的**。你釘選或加標籤的內容只影響你自己對共用檔案庫的檢視；同事絕不會看到。

| 整理方式 | 如何使用 | 儲存為 |
| - | - | - |
| **釘選**（圖釘圖示；列選單中稱為「我的最愛」） | 在某一列上切換。檔案會移到你清單的最上方，並出現在**已釘選**中。 | 以你為鍵的 `documentFavorite` 列 |
| **標籤** | 在該列的標籤彈出視窗中輸入，以重複使用既有標籤或建立新標籤。選取標籤可將清單篩選到它。 | 每位使用者各自的標籤，所以你的「Q3-audit」標籤絕不會弄亂同事的檢視 |

## 誰可以看到檔案

存取由群組成員資格結合權限來控制：

| 要 | 你需要 |
| - | - |
| 檢視檔案 | 屬於其 `readGroups` 之一的成員，**而且**具有 `documents` 檢視權限 |
| 編輯或刪除檔案 | 屬於其 `writeGroups` 之一的成員，**而且**具有對應的 `documents` 權限 |

私人儲存空間套用相同的讀取群組規則，所以指向你無法讀取的檔案的連結不會解析。

NOTE

**群組是 Alforse 的公司群組**

讀取與寫入群組來自你的公司群組成員資格，也就是 Alforse 其他地方用來界定存取範圍的同一批群組。你在編輯文件屬性時設定它們。如果檔案的讀取群組中沒有任何一個包含某位使用者，該使用者就看不到該檔案。

## 刪除與還原

| 動作 | 效果 | 可逆嗎 |
| - | - | - |
| **移至垃圾桶** | 將檔案的 `active` 旗標設為 `false`。資料列與儲存的檔案都保留，檔案會出現在**垃圾桶**下。 | 可以，用**從垃圾桶還原** |
| **永久刪除**（列選單） | 永久移除檔案。 | 不可以 |

NOTE

**垃圾桶是軟刪除，不是清除**

把檔案移到垃圾桶會將它隱藏但保留一切。只有**永久刪除**才會真的移除它，且無法復原。

## 將文件附加到記錄

文件可以連結回它所屬的記錄。其**來源文件**欄顯示連結並開啟上層記錄。Alforse 把連結以 `sourceDocument`（記錄類型）與 `sourceDocumentId`（記錄的 ID）存在檔案上。

只有這些記錄類型可以擁有文件：

FieldType

<details>
  <summary>**銷售面**</summary>

  報價單、詢價單（RFQ）、銷售訂單、銷售發票、銷售退貨單、出貨。
</details>

<details>
  <summary>**採購面**</summary>

  採購單、採購發票、採購退貨單、採購詢價單（RFQ）、供應商報價。
</details>

<details>
  <summary>**生產與品質**</summary>

  工單、量規校正記錄、問題。
</details>

<details>
  <summary>**服務與保固**</summary>

  維修單、保固登記。
</details>

<details>
  <summary>**品項**</summary>

  零件、物料、工具、耗材、服務。
</details>

<details>
  <summary>**交易對象**</summary>

  供應商、客戶。這些是主記錄，不是交易；用於屬於交易對象本身的檔案。
</details>

關於各記錄在哪裡顯示其檔案，請見[銷售訂單](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/sales-orders.md)、[採購單](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/purchase-orders.md)與[工單](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/jobs.md)。交易對象層級的文件分頁在[供應商與客戶](https://docs.alforse.com/zh-Hant/docs/reference/suppliers-and-customers.md)下說明。

## AI 擷取

AI 擷取會讀取 PDF 並預填表單，讓你不必重新輸入。它只在兩種流程中運作：

| PDF | 流程 |
| - | - |
| **詢價單（Request for Quote）** | 銷售面 |
| **採購發票** | 採購面 |

### 擷取如何執行

把 PDF 丟進任一流程，會建立一列狀態為 `pending` 的 `documentExtraction`，並將背景工作排入佇列。該工作接著：

1. 將該列設為 `processing`；
2. 從私人儲存空間下載 PDF，並以 PDF 解析器取出其**文字**。這是文字擷取，不是影像 OCR，所以僅含影像的掃描 PDF 得不到文字；
3. 載入公司的候選記錄，讓模型能把名稱對應到真實的 ID：發票用的供應商與付款條件，RFQ 用的客戶；
4. 將文字與這些候選清單送給 AI 模型，它為每個欄位回應一組 `{ value, confidence }`；
5. **套用信心門檻**：分數低於門檻（預設 `0.85`）的欄位會被設為 `null`，所以不確定的猜測絕不會進入你的表單；
6. 將日期轉為 `YYYY-MM-DD`，把原始輸出與篩選後的結果都存在該列，並將狀態設為 `completed`。

表單隨後會依篩選後的值自行填入。在可能時，它會把擷取到的聯絡人與地址對應到客戶或供應商既有的記錄。

NOTE

**它替你解析 ID，而不是憑空捏造**

模型會收到你真實的供應商、付款條件或客戶清單，且必須回傳最符合的單一 ID，或 `null`；它被告知絕不可編造。因此 `supplierId`、`customerId` 與 `paymentTermId` 不是既有的記錄就是空白，表單自己的比對會填補空缺。

### 擷取的欄位

| 欄位群組 | 採購發票 | 詢價單 |
| - | - | - |
| 交易對象 | 供應商名稱、聯絡人、地址、已解析的 `supplierId` | 客戶名稱、已解析的 `customerId`、分開的採購與工程聯絡人、客戶地址 |
| 標題 | 發票號碼、發票與到期日、含已解析 `paymentTermId` 的付款條件、引用的採購單號碼、幣別 | RFQ 號碼、RFQ 日期、到期日、要求交貨日期 |
| 金額 | 小計、稅、運費、總額 | 無 |
| 明細行 | 零件編號、說明、數量、單價、行合計 | 零件編號、說明、數量 |

HEADS UP

**擷取是草稿，不是提交**

`documentExtraction` 列只是暫存區；它本身絕不會建立發票或 RFQ。這些值預填到一般表單，而真正的記錄在你儲存時，由通常有權限檢查的路由動作建立。如果背景工作無法排入佇列或解析失敗，該列會被標示為 `failed` 並附上錯誤，你再手動填寫表單。

好的結果取決於以文字為基礎的 PDF。當擷取無法使用或失敗時，兩個流程仍可運作，你自行輸入欄位即可。

NOTE

**不是文件範本自訂工具**

本頁涵蓋檔案庫。**文件範本**功能，也就是 Alforse *產生*的 PDF（報價單、訂單確認書、發票）的拖放式自訂工具，是獨立的子系統，這裡不予說明。

## 儲存配額

每家公司對其保存在 Alforse 中的檔案都有儲存配額。預設為 **32 GB**。更大的配額可能隨方案提供，或與 Alforse 另行約定；你無法自行變更。

* **計入的內容：**公司所有已儲存的檔案，包括記錄上的附件，而不只是這裡列出的檔案。仍在進行中的上傳也會計入。
* **垃圾桶不會釋出空間：****移至垃圾桶**會保留已儲存的檔案，所以它仍然計入。

會使用量超出配額的上傳，會在儲存之前就被拒絕，回傳 HTTP `413` 與以下訊息：

> The company's storage quota is used up: *X* of *Y* are in use and this file needs *Z*. Delete files you no longer need or ask for a larger quota.（公司的儲存配額已用完：已使用 *Y* 中的 *X*，而此檔案需要 *Z*。請刪除不再需要的檔案，或申請更大的配額。）

*X* 是公司已使用的量，*Y* 是配額，*Z* 是被拒絕檔案的大小。若要繼續，請刪除不再需要的檔案，或聯絡 Alforse 支援以取得更大的配額。

## 疑難排解

| 症狀 | 原因 | 解決方法 |
| - | - | - |
| 已刪除的檔案仍列出，或又回來了 | **移至垃圾桶**是軟刪除，而**從垃圾桶還原**會逆轉它。 | 使用列選單中的**永久刪除**來永久移除檔案。 |
| 使用者看不到檔案，或其連結打不開 | 使用者不在檔案的任何 `readGroups` 中，或缺少 `documents` 檢視權限。 | 將使用者的某個公司群組加入讀取群組，或授予檢視權限。 |
| 搜尋找不到檔案內部的文字 | 搜尋只涵蓋**名稱**與**說明**。 | 重新命名檔案或加上說明，或用欄位篩選縮小清單。 |
| 掃描的 PDF 擷取不到任何東西 | 擷取讀取的是文字，不是影像。 | 使用以文字為基礎的 PDF，或手動填寫表單。 |
| 預期的欄位沒有預填 | 它的信心低於門檻（預設 `0.85`），或 `supplierId`、`customerId` 或 `paymentTermId` 沒有相符的既有記錄。 | 在表單中自行完成該欄位。 |
| 擷取列顯示 `failed` | 工作無法排入佇列，或解析失敗。 | 手動填寫表單；該列本身絕不會建立記錄。 |
| 上傳失敗並顯示 "The company's storage quota is used up" | 該檔案會使公司超出其儲存配額。 | 刪除不再需要的檔案（移至垃圾桶並不夠），或向 Alforse 支援申請更大的配額。 |


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