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# ドキュメント

> Alforse の会社のファイルライブラリ。アップロード、5 つの一覧ビュー、グループに基づく可視性、個人用のピンとラベル、レコードへの添付、PDF から請求書と RFQ のフォームを事前入力する AI 抽出を扱います。

ドキュメントエクスプローラーは、会社の全員がアップロードされたファイルを探す場所です。ファイルが単独で存在していても、製造指図、発注書、RFQ などのレコードに属していても同じです。購買担当者や営業担当者は AI 抽出でもこれに出会います。AI 抽出は、仕入先の請求書や顧客の RFQ の PDF を読み取り、フォームを自動入力します。

## 概要

サイドバーの**ドキュメント**を選択するとエクスプローラーが開き、**すべてのドキュメント**から始まります。ライブラリはフラットで、フォルダーはありません。代わりに、ビュー、検索、フィルター、そして自分のピンとラベルで絞り込みます。

レコードに添付されたファイルは、そのレコードとエクスプローラーの 2 か所に表示されます。そのため、どちらの側から始めても到達できます。

## ファイルを探す

### ビュー

左側のタブで、5 つのビューを切り替えます。

FieldType

<details>
  <summary>**すべてのドキュメント**</summary>

  会社内の、読み取りが許可されているすべての有効なファイル。
</details>

<details>
  <summary>**マイドキュメント**</summary>

  自分でアップロードしたファイル（`createdBy` = 自分）。
</details>

<details>
  <summary>**最近**</summary>

  最新のアクティビティの順に並び、最近表示、ダウンロード、ラベル付け、編集されたファイルが先頭に来ます。
</details>

<details>
  <summary>**ピン留め**</summary>

  自分がピン留めしたファイルのみ。
</details>

<details>
  <summary>**ゴミ箱**</summary>

  ゴミ箱に移動されたファイル。誰かが復元または完全に削除するまで保持されます。
</details>

### 列

ピン留めしたファイルが先頭に並びます。ファイルごとに、表には次の列が表示されます。

| 列 | 内容の出どころ |
| - | - |
| 名前 | ファイル名。ドキュメントのプロパティで編集できます。 |
| 参照伝票 | ファイルが添付されているレコード（ある場合）。選択すると、そのレコードが開きます。 |
| ラベル | 自分の個人用ラベル。 |
| サイズ | 保存されているファイルのサイズ。 |
| 種類 | 拡張子から決まる 11 のカテゴリのいずれか（下記を参照）。 |
| ファイル拡張子 | ファイル名の最後のドットより後の文字列。常に実際のファイルと一致します。 |
| 作成 / 更新 | ファイルを作成または最後に変更した人と、その日時。 |

**種類**はアップロード時に Alforse が設定するため、自分で選ぶことはありません。拡張子によって、11 の種類のどれになるかが決まります：`Archive`、`Document`、`Presentation`、`PDF`、`Spreadsheet`、`Text`、`Image`、`Video`、`Audio`、`Model`（対応する 3D 形式）、`Other`。

### 検索とフィルター

検索ボックスは、ファイルの**名前**または**説明**の中のどこにあるテキストにも、大文字小文字を区別せず一致します。ファイルの内容の中までは検索しません。ビューのタブや、参照伝票、ラベル、種類、拡張子、作成者によるフィルターと組み合わせて使えます。

一覧を別の場所に持ち出すには、**CSVをダウンロード**を選択します。エクスポートには現在の結果が含まれ、それぞれに署名付きのダウンロードリンクが付きます。

## ファイルをアップロードする

**アップロード**を選択してファイルを選びます。あらゆる種類のファイルを受け付けます。ブラウザーは、プライベートストレージの `{companyId}/{random}.{ext}` にファイルを保存し、その後 Alforse が、パス、名前、サイズを記録したドキュメントの行を作成します。

アップロード、ダウンロード、編集、ピン留め、ラベルの変更は、すべてアクティビティのトランザクションとして記録されます。これらのトランザクションが、**最近**ビューの並び順を決めます。

## ピンとラベルで整理する

ピンとラベルは**個人用**です。ピン留めやラベル付けは、共有ライブラリの自分のビューにだけ影響し、同僚には見えません。

| 整理の手段 | 使い方 | 保存のされ方 |
| - | - | - |
| **ピン**（押しピンのアイコン。行のメニューでは「お気に入り」） | 行で切り替えます。ファイルが自分の一覧の先頭に移動し、**ピン留め**に表示されます。 | 自分に紐づく `documentFavorite` の行 |
| **ラベル** | 行のラベルのポップオーバーに入力して、既存のラベルを再利用するか、新しく作成します。ラベルを選択すると、一覧がそのラベルで絞り込まれます。 | ユーザーごとのラベル。そのため、自分の「Q3-audit」ラベルが同僚のビューを散らかすことはありません |

## ファイルを表示できる人

アクセスは、グループのメンバーシップと権限の組み合わせで制御されます。

| 操作 | 必要なもの |
| - | - |
| ファイルを表示する | そのファイルの `readGroups` のいずれかのメンバーであること、**かつ** `documents` の表示権限 |
| ファイルを編集または削除する | そのファイルの `writeGroups` のいずれかのメンバーであること、**かつ**対応する `documents` の権限 |

プライベートストレージにも同じ読み取りグループのルールが適用されるため、読み取れないファイルへのリンクは開きません。

NOTE

**グループは Alforse の会社グループです**

読み取りグループと書き込みグループは、Alforse のほかの場所でアクセスの範囲を決めるのと同じ、会社グループのメンバーシップに基づきます。ドキュメントのプロパティを編集するときに設定します。ファイルの読み取りグループのどれにもユーザーが含まれていなければ、そのファイルはそのユーザーには見えません。

## 削除と復元

| 操作 | 効果 | 元に戻せるか |
| - | - | - |
| **ゴミ箱に移動** | ファイルの `active` フラグを `false` にします。行も保存されたファイルも残り、ファイルは**ゴミ箱**に表示されます。 | はい。**ゴミ箱から復元**で戻せます |
| **完全に削除**（行のメニュー） | ファイルを完全に削除します。 | いいえ |

NOTE

**ゴミ箱は論理削除であり、完全な消去ではありません**

ファイルをゴミ箱に移動すると、非表示になりますが、すべてが保持されます。実際に削除されるのは**完全に削除**だけで、これは元に戻せません。

## ドキュメントをレコードに添付する

ドキュメントは、それが属するレコードにリンクできます。**参照伝票**列にそのリンクが表示され、選択すると親のレコードが開きます。Alforse は、このリンクをファイルに `sourceDocument`（レコードの種類）と `sourceDocumentId`（レコードの ID）として保存します。

ドキュメントを持てるレコードの種類は、次のものだけです。

FieldType

<details>
  <summary>**販売**</summary>

  見積、見積依頼、受注、売上請求書、販売返品オーダー、出荷。
</details>

<details>
  <summary>**購買**</summary>

  発注書、仕入請求書、購買返品オーダー、購買見積依頼、仕入先見積。
</details>

<details>
  <summary>**生産と品質**</summary>

  製造指図、ゲージ校正記録、問題。
</details>

<details>
  <summary>**サービスと保証**</summary>

  修理オーダー、保証登録。
</details>

<details>
  <summary>**品目**</summary>

  部品、材料、工具、消耗品、サービス。
</details>

<details>
  <summary>**取引先**</summary>

  仕入先、得意先。これらはトランザクションではなくマスターレコードです。取引先自身に属するファイルに使います。
</details>

各レコードのどこにファイルが表示されるかについては、[受注](https://docs.alforse.com/ja/docs/reference/sales-orders.md)、[発注書](https://docs.alforse.com/ja/docs/reference/purchase-orders.md)、[製造指図](https://docs.alforse.com/ja/docs/reference/jobs.md)を参照してください。取引先単位の「ドキュメント」タブについては、[仕入先と得意先](https://docs.alforse.com/ja/docs/reference/suppliers-and-customers.md)で説明しています。

## AI 抽出

AI 抽出は、PDF を読み取ってフォームを事前入力し、再入力の手間を省きます。対応するフローは次の 2 つだけです。

| PDF | フロー |
| - | - |
| **見積依頼** | 販売側 |
| **仕入請求書** | 購買側 |

### 抽出の実行の流れ

どちらかのフローに PDF をドロップすると、ステータスが `pending` の `documentExtraction` の行が作成され、バックグラウンドジョブがキューに入ります。ジョブは次のように動作します。

1. 行を `processing` にします。
2. プライベートストレージから PDF をダウンロードし、PDF パーサーでその**テキスト**を取り出します。これは画像の OCR ではなくテキストの抽出であるため、画像だけのスキャン PDF からはテキストが得られません。
3. モデルが名前を実在の ID に対応付けられるよう、会社の候補レコードを読み込みます。請求書では仕入先と支払条件、RFQ では得意先です。
4. テキストと候補の一覧を AI モデルに送ります。モデルは、すべてのフィールドについて `{ value, confidence }` の組で答えます。
5. **信頼度のしきい値を適用します。**しきい値（既定は `0.85`）を下回るスコアのフィールドは `null` に設定されるため、不確かな推測がフォームに届くことはありません。
6. 日付を `YYYY-MM-DD` に変換し、元の出力とフィルター後の結果の両方を行に保存して、ステータスを `completed` にします。

その後、フォームはフィルター後の値で自動入力されます。可能な場合は、抽出された連絡先や住所を、得意先または仕入先の既存のレコードに対応付けます。

NOTE

**ID は解決されるもので、作り出されることはありません**

モデルには、実際の仕入先、支払条件、得意先の一覧が渡され、最も一致する 1 件の ID か `null` を返す必要があります。ID を作り出さないよう指示されています。その結果、`supplierId`、`customerId`、`paymentTermId` は、既存のレコードか空欄のどちらかになり、足りない部分はフォーム自身の照合で補われます。

### 抽出されるフィールド

| フィールドのグループ | 仕入請求書 | 見積依頼 |
| - | - | - |
| 取引先 | 仕入先の名前、連絡先、住所、解決済みの `supplierId` | 得意先の名前、解決済みの `customerId`、購買と技術それぞれの連絡先、得意先の住所 |
| ヘッダー | 請求書番号、請求日と支払期日、解決済みの `paymentTermId` を含む支払条件、参照する発注書番号、通貨 | RFQ 番号、RFQ 日付、期日、希望納期 |
| 金額 | 小計、税、送料、合計 | なし |
| 明細行 | 部品番号、説明、数量、単価、明細合計 | 部品番号、説明、数量 |

HEADS UP

**抽出は下書きであり、確定ではありません**

`documentExtraction` の行は一時的な置き場にすぎず、それだけで請求書や RFQ が作成されることはありません。値は通常のフォームに事前入力され、実際のレコードは、保存したときに、権限チェックを伴う通常のルートアクションによって作成されます。バックグラウンドジョブをキューに入れられない場合や解析に失敗した場合、行はエラーとともに `failed` になり、フォームは手入力します。

良い結果を得るには、テキストベースの PDF が必要です。抽出が利用できない場合や失敗した場合も、どちらのフローも機能し続け、フィールドは自分で入力します。

NOTE

**ドキュメントテンプレートのカスタマイザーではありません**

このページが扱うのはファイルライブラリです。Alforse が*生成する* PDF（見積、受注確認、請求書）のためのドラッグ＆ドロップ式カスタマイザーである**ドキュメントテンプレート**機能は別のサブシステムであり、ここでは説明しません。

## ストレージの上限

すべての会社には、Alforse に保存するファイル用のストレージ上限があります。既定は **32 GB** です。より大きな上限は、プランに含まれる場合や Alforse と取り決める場合があり、ご自身で変更することはできません。

* **対象になるもの：**会社の保存済みファイルすべて。ここに一覧表示されるファイルだけでなく、レコードへの添付も含みます。進行中のアップロードも含まれます。
* **ゴミ箱では空き容量は増えません。****ゴミ箱に移動**しても保存されたファイルは残るため、引き続きカウントされます。

上限を超えるアップロードは、保存される前に HTTP `413` と次のメッセージで拒否されます。

> The company's storage quota is used up: *X* of *Y* are in use and this file needs *Z*. Delete files you no longer need or ask for a larger quota.
>
> （会社のストレージ上限を使い切りました。*Y* のうち *X* が使用中で、このファイルには *Z* が必要です。不要なファイルを削除するか、より大きな上限を依頼してください。）

*X* は会社がすでに使用している量、*Y* は上限、*Z* は拒否されたファイルのサイズです。続けるには、不要なファイルを削除するか、より大きな上限について Alforse サポートにお問い合わせください。

## トラブルシューティング

| 症状 | 原因 | 対処 |
| - | - | - |
| 削除したファイルがまだ一覧にある、または戻ってきた | **ゴミ箱に移動**は論理削除で、**ゴミ箱から復元**で元に戻ります。 | ファイルを完全に削除するには、行のメニューから**完全に削除**を使ってください。 |
| ユーザーがファイルを表示できない、またはリンクが開かない | ユーザーがそのファイルの `readGroups` のどれにも含まれていない、または `documents` の表示権限がありません。 | ユーザーの会社グループのいずれかを読み取りグループに追加するか、表示権限を付与してください。 |
| ファイルの中にあるテキストが検索に引っかからない | 検索の対象は**名前**と**説明**だけです。 | ファイル名を変更するか説明を追加するか、列のフィルターで一覧を絞り込んでください。 |
| スキャンした PDF で抽出結果が空だった | 抽出が読み取るのはテキストで、画像ではありません。 | テキストベースの PDF を使うか、フォームを手入力してください。 |
| 期待したフィールドが事前入力されなかった | 信頼度がしきい値（既定は `0.85`）を下回った、または `supplierId`、`customerId`、`paymentTermId` に一致する既存のレコードがありませんでした。 | フォームでそのフィールドを入力してください。 |
| 抽出の行が `failed` になっている | ジョブをキューに入れられなかった、または解析に失敗しました。 | フォームを手入力してください。行がレコードを単独で作成することはありません。 |
| アップロードが "The company's storage quota is used up" で失敗する | ファイルを追加すると、会社がストレージ上限を超えてしまいます。 | 不要なファイルを削除するか（ゴミ箱への移動だけでは不十分です）、より大きな上限を Alforse サポートに依頼してください。 |


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